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企业档案信息化 档案091 曹伟鹏 座机电话号码41 摘要：信息化是继工业化之后生产力发展的一个全新阶段，它对经济社会的发展乃至整个人类文明产生着巨大影响。在档案工作中，“信息化”的作用也越来越凸显，特别是在信息化最活跃的企业，“档案信息化”更成为摆在企业档案部门面前的一个重要课题企业档案信息化现状 档案信息化基础设施建设传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代,档案管理现代化建设取得显著成绩,信息化程度逐步提高,各地各部门档案管理工作正在发生深刻变化,档案信息资源正处于大力开发利用之中。截至2004年,全国档案部门拥有微机26000多台,网络服务器1500多个。 档案信息资源建设目前档案信息资源的数量和质量都有了很大改观,各级档案馆藏超过了2.1亿卷,档案信息资源的开发利用也呈现出多途径、多样化的特点。同时档案信息资源开发理念的缺失与档案信息需求主体的改变导致社会档案信息需求的丰富化、全面化和差异化。 档案管理应用系统建设曾有学者在2005年对湖南省档案信息化建设的现状进行了一番调查,发现档案管理应用系统在全省各级档案馆的普及率比较高,而且应用较早。在档案网站建设上,截止目前我国还没有建立起全国统一的档案门户网站,也没有构建起大规模的国家档案数据库,还无法实现对外一体化的档案信息服务。 档案信息化标准规范建设 截至2007年,我国已经颁布的与档案信息化相关的标准共45个,涉及档案信息化内容的有7个,其中国家标准2个,行业标准5个,而真正具有现代信息化意义的则只有5个,占所有标准的11%。这与“十五”《纲要》中的规划相差甚远。同时这些标准大多陈旧过时,并且标准之间相关内容不一致,标准制定工作落后,宣传力度不够等情况制约了档案信息化标准的建设。　档案信息化人才队伍建设 根据信息产业部披露的信息,2003年度我国的信息化指数为38.46,而国内的信息化人才资源指数仅为13.43。从这两个数据中可看出我国信息产业的发展与人才需求是不平衡的。据此有关学者进行了研究分析,张照余指出产生这一不平衡的因素主要有: 1 档案从业者的信息化素养总体偏低; 2 技术型人才严重缺乏; 3 “中间性”人才 所谓中间性人才是指既懂管理又懂技术的人才 缺失; 4 人才引入、激励政策有待完善。 档案管理信息化的重要意义 经济的全球一体化和全球的信息化使企业的竞争环境、发展模式以及运行效率与活动空间都发生了全面而深刻的变化。信息时代企业将面临着前所未有的竞争与挑战：动态变化的全球竞争市场；复杂产品的全生命周期管理；先进制造技术和信息技术的应用；知识获取和管理；环境保护和工作条件改善。与传统的档案管理相比，档案管理信息化，可以最大限度地节约大楼的人力、物力、财力，可以提高工作效率和质量，有利于快速有效地实现资源共享，而不是像过去那样一大堆纸质文件装满一房间，翻阅起来费时费力，不能真正体现档案记录历史、服务管理、促进发展的价值和作用。 企业档案信息化的战略实施企业档案信息化可有多种模式选择，不同的模式会对企业档案信息化产生不同的影响。每一种模式都有其特定的适用范围，正确选择企业档案信息化的战略实施模式，对于企业档案信息化的顺利完成至关重要。参照企业战略实施的可选模式，企业档案信息化可以参考以下五种实施模式：（1）指挥型模式。指挥型模式强调自上而下的强力推行，该模式可以有效确保战略的实现，但是会造成具体实施人员主动性与创造性缺失。（2）变革型模式。即强调组织体系与业务流程的再造，但再造的组织体系与业务流程容易造成既定战略边缘化。（3）合作型模式。强调相关部门与人员的集体酝酿与配合，对于多数情况而言，该模式相对可行性高。（4）文化型模式。即运用企业文化等柔性力量来保证战略的顺利实施，有利于统一思想和行动，但容易造成管理制度等硬性规范力量的作用弱化。（5）增长型模式。强调自下而上的建设方式，以底层的力量来推动战略的顺利实施。所以，根据企业档案信息化实际情况与特点来综合考虑各种模式的利弊，做到各种可选模式的灵活、综合运用，尽最大力量趋利避害。 企业档案信息化战略实施的组织保障与物质基础 企业档案信息化是一项系统工程，需要组织体系与物质基础的有力支持。组织保障与物质基础缺一不可，组织保障用以理顺企业档案信息化过程中各相关部门的职能关系，确保企业档案信息化顺利进行：物质基础则为企业档案信息化提供资源保障，包括资金的投入与各种战略资源的配置等企业档案信息化的组织保障就要以企业档案信息化的实施为最终指向，聚拢相关部门的职能，建立起多头协调的组织机制，用以确保企业档案信息化的组织体系科学高效。优化的组织体系的建立，对于推进企业档案信息化的顺利进行具有重要意义。企业档案信息化的物质基础主要包括优化的投入结构与各类资源的最佳