档案管每理制度xz1f009.docVIP

1 03、7、20 执行 潘跃 黄涛 陈茂生 版次 日 期 状态 编写 审核 批准 修 改 说 明 北京蓝巢投资有限公司企业标准 XZ1F009-2003 行政部专业文件 档案管理制度 本文件之产权属于北京蓝巢投资有限公司，未获本公司书面许可，任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露该文件。 修 改 记 录 版次 日期 页数 章节 修改内容和依据 档案管理制度 范围 1．1本制度目的是，对公司档案进行有效地控制和管理，以提供公司各管理体系活动绩效和有效运行的证据，并为公司的发展和维护公司的合法权益提供有关信息和证据。 1．2本制度规定了档案在收集、整理、归档中的职责划分和规范要求。 1．3本制度适用于公司、各部门及公司所投资的各控股子公司。 定义 2.1 项目档案：是指公司所投资的具体项目的一些有归档价值的信息。包括从项目论证到项目实施，再到推出全过程的记录。 2.2人事档案: 是指本公司职员的各种具体的认识信息，包括个人的基本情况，个人的任职时间，薪酬福利等等。 2．3 其它档案：指投资公司管理制度规定的需要进行文字记录的所有文件，包括但不限于：会议纪要、收发文、信函、资产、制度等。这里不包括和财务记录相关的档案。 3 职责 3.1行政部职责： 3.1.1按照国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策，负责公司档案管理的工作。 3.1.2负责对各投资项目文件材料的接收、鉴定、整理、编目、归档和保管。 3.1.3根据档案管理的要求，负责对公司有关部门、子公司文件资料的整理进行监督和业务指导。 3.1.4积极主动为其他部门提供资料信息和有关的文件。 3.1.5 做好公司人员的人事档案，为公司职员的各种社会保险的缴费情况提供资料，为公司的人员储备以及招聘提供帮助。 3.2各部门职责： 3.2.1各部门负责本部门相关档案归档的详细目录清单、内容以及记录表样的编制或审定。 3.4子公司职责： 3.4.1结合该项目的具体特点，负责制定该项目的详细归档清单。 3.4.2负责制定该项目移交资料详细目录清单，由产业管理部汇总后报公司行政部统一存档。 3.5 记录形式： 3.5.1 所有档案包括书面原始记录和电子文件记录。 附录一： 项目档案移交申请单 行政部： 我项目组承接的………………项目的XX任务已经全部结束，收集（积累）的项目文件材料已经按照档案管理的要求整理立卷完毕，档案……………卷，图纸……………卷（张），请派人前往检查验收为要。 申请单位……………盖章 ………年……月……日 附录二： 项目 资 料 移 交 清 单 项目名称 案卷数量 项目组负责人签字 公司管理部门审核签字 移 交 单 位 移 交 人 日期 接 收 单 位 接 收 人 日期 （附移交清单） 会计档案管理办法 1 目的：为了加强北京蓝巢投资有限公司（以下简称公司）会计档案的科学管理，规范会计档案工作，特制定本办法。 2 适用范围：公司本部和控股子公司 3 名词解释 会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。 4 会计档案是公司的重要档案之一。会计档案由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由本公司财务部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本公司的档案部门保管。 财务部门和经办人必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。 5 档案部门接受保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别是需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 6对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。 7档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管部门单位批准，但不得拆散原卷册，应限期归还。 8各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。见附表。 各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 9会计档案保管期满，需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同签定，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债券债务时为止。 销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销。 监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。 附表 会计档案保管期限表 顺 序 号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注 一、会计凭证类 1 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证 15年