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物业品质监控系统之文档信息管理 一级指标 二级指标 三级指标 检查标准 检查方法 文档信息管理 管理制度 制度清单 制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度； 抽查 明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任； 抽查 部门信息管理员发生变动，必须及时通报总经理办公室，并完善各项交接手续，对新信息员进行必要的培训； 抽查 流程管理 收集 于每月/季/年初收集现场质量记录 外来文件填写《文件处理表》，报公司领导批阅； 抽查 建立 做好清晰的标识； 无污损或破损； 内容完整； 传真件应复印后保存复印件 抽查 更改 按文件原审批程序重新报批 抽查 归档 按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行； 按不同业务类别进行排序、编目； 文件盒（袋）的封面标识文档名称、产生时间段、保存期限、存档人、存档日期等； 外来文件由经办部门存档； 在《文件资料存储清单》登记 抽查 储存 归档资料应尽量在统一地点保存； 做好防潮、放火、防虫蛀、防鼠害工作； 抽查 报废 填写《记录报废申请表》 经经理批准； 重要须粉碎处理； 抽查 查阅 在《借阅登记表》上登记； 经经理批准； 及时收回； 政府部门、司法机关因公需查阅的，在核对核对对方单位介绍信或工作证无误后提供查阅，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存； 抽查 保密 保密文件控制； 电子文档加密码； 重要、机密的电子文档在设置密码后报部门经理备案； 抽查 移交 资料管理员调（离）职或更换岗位前，应做好文档资料交接工作，完善交接手续； 抽查 发布 所有文件需经审批后方可发布； 通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录； 重要文件送达承建商、业主/业主委员会、相关业务单位时，须请对方签收，填写并保存《文件发放签收表》 抽查 现场管理 资料柜 编号管理； 柜内资料内容同《文件资料存储清单》相符； 文件柜符合文档储存环境要求； 柜门锁和钥匙齐备； 钥匙编号同锁号相配； 抽查 网络信息 网络信息须经部门经理审批后方可发布； 审批记录须存档； 抽查 电子文档 统一管理； 按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹； 管理软件内容每月备份； 每年初对上年重要电子文档以光盘保存，并在《文件资料存储清单》登记。 抽查 附件1：《小区迎检文档资料目录》 2：3：《管理处日常管理文档目录》 4：《管理处电子文档资料目录》 5：《工程技术部文档资料目录》 6：《绿化部文档资料目录》 附表一：小区迎检文档资料目录 目录号 一级目录 二级目录 三级目录 1-1 物业规划档案 用地批准文件 小区规划图 建设用地规划许可证 土地使用权出让资料 地界界桩放点报告 项目批准文件 建设工程规划许可证 施工许可证 建筑物命名、更名审批资料 用水指标批文 用电指标批文 1-2 物业接管验收资料 移交证明资料 物业移交会议纪要或移交证明 工程设备交接资料 工程、设备技术资料交接清单 房屋钥匙交接清单 验收证明资料 工程竣工验收证明 消防验收资料 环保达标（噪声）验收资料 房屋验收表 1-3 物业专业化管理 公司专业化管理资料 公司简介 甲级物业管理资质证书 营业执照 税务登记证（国税、地税） 组织机构代码证 物业专业化管理 管理处专业化管理资料 管理处简介 管理处成立文件 营业执照 税务登记证（国税、地税） 组织机构代码证 管理服务收费标准及批复 停车场营业执照 停车场组织机构代码证 停车场税务登记证 停车场收费许可证、价目表 会所卫生许可证 泳池卫生许可证 公章证照登记表 1-4 发展商物业管理服务合同 与发展商签订的物业管理服务合同 1-5 前期物业管理服务协议 1-6 房屋本体维修基金管理 深圳市房屋本体维修基金管理规定 房屋本体维修基金管理制度 三方返修合同 本体维修基金收支账目（放季度管理报告中）及使用审批手续 1-7 房屋使用及公众制度 房屋使用资料 房屋使用说明书 房屋质量保证书 业户手册 公众制度 家庭居室装修管理规定 市容和环境卫生管理条例 经济特区消防管理条例 限制养犬规定 业主公约 精神文明建设公约 消防管理规定 装修管理规定 室外广告、招牌管理规定 1-8 业主委员会 业主委员会筹备及成立资料 筹建业主委员会的申请报告及批复 筹备工作计划 筹备委员会委员简介 筹备委员会会议纪要 业主委员会宣传资料 业主委员会委员自荐/推荐表 业主委员会委员侯选人简介 业主大会通知及会议纪要 业主委员会选票、选举结果公告 业主委员会备案申请报告（附委员名单、业主委员会章程、业主公约、物业委托管理合同）及批复 业主委员会公章刻制手续 业主委员会运作资料 业主委员会会议纪