金算盘软件操作手 第十三章 外部数据管理.docVIP

第十三章 外部数据的管理 金算盘电子表不但为我们提供了与财务相关的操作功能，还为我们提供了较强的外部数据管理功能，如报表数据的引入引出、数据的远程传送等，使我们的操作应用更加方便灵活。 阅读本章后，您将知道…… 如何引入外部数据； 如何进行报表数据引入及引出； 如何进行数据的传送； 外部数据引入 操作提示： 1、在系统主界面，打开“工具”菜单； 2、点击选取“外部数据引入”功能项； 3、进入“数据源类型”向导窗口； 4、在列表框中，点击选取数据源类型； 5、点击“下一步”，进入“数据源”窗口； 6、输入数据库全路径名称， 或通过“浏览”按钮，进入“打开”文本框进行选取； 7、点击“下一步”，进入“导入内容”窗口； 8、点击选取导入字段； 9、点击“下一步”，进入 “导入条件”窗口； 10、可为需要导入的数据定义导入条件公式； 11、点击“下一步”，进入“导入顺序”窗口； 12、选取导入字段与导入数据库的先后顺序； 13、最后，点击“完成”，即可。 金算盘电子表格中，不仅能接受您手工输入数据，以及通过公式、函数或各种表达式生成的数据，而且还可以直接引用多种类型的外部数据。 其中，可引用文件的数据格式包括Dbase、Paradox、Foxpro、Excel、ODBC、Microsoft Jet database、Btrieve、Text等，该功能增强了系统的兼容性，扩大了系统的使用范围，更为高级用户深入使用系统提供了方便。 具体操作如下： 选定需要引入外部数据的区域或激活某一单元格。 点击选取“工具”菜单下的“外部数据引入”功能项，系统弹出如下窗口： 窗体中提供了 多种数据源类型，选择你要引入的数据源类型，例如Excel 5.0，单击“下一步”，系统进入如下窗体： 在文本框中输入数据库全路径名称，您也可以单击“浏览”进行选择输入。 注意：当您所选数据源类型与所选取数据文件不符时，系统弹出提示框，如下图，将无法进入下一步操作，您必须重新选取。 在“数据源”窗口，单击“下一步”，系统进入如下窗口： 在此窗口中，选取存放数据源的工作表，单击“完成”，Excel 5.0中的表格Book1.xls的Sheet1的数据就被成功引入到金算盘电子表中。 同时在此步中您既可以将指定的文件整个引入表内，也可以选择一些字段，或给定引入的条件，还可以指定引入字段的顺序，排序的关键字和排序方式等来引入部分数据，具体操作是在上图中您不点击“完成”按钮，而是单击“下一步”，系统便会提示您进行相关操作。 注意：·在使用“外部数据引入”时您应该熟悉被引入的那类数据文件的知识，同时还应非常清楚地了解被引入的数据文件的结构，否则引入的数据可能会比较混乱。·若引入的是Excel数据类型，那么所引入的数据只有数据无格式。 报表数据的引入及引出 报表数据引入及引出是金算盘电子表的一项加强功能，金算盘VP.ERP是一个开放的软件，为了符合软件行业协会的标准，我们可以将报表数据转换成财政局要求的标准数据格式，以便于二次利用，也可以接收其他软件提供的标准数据格式的报表，以便行业报表进行汇总。 提示： 1、在系统主界面，打开“加强库”菜单； 2、点击选取“报表数据引入及引出”； 3、进入“项目”选择对话框； 4、作出相应的选取后，点击“确认”即可。 在前面的加强库菜单中，我们曾详细讲解了报表数据引入及引出，在此不再赘述，具体操作请参阅 第十二章 第二节。 注意：报表数据引入中对“财务软件数据接口”文件类型的引入只能是数据类型的文件。 第三节 数据的传送 我们编制好的报表需要交给各级相关部门查看，如果您的企业是一个大的集团公司，分 布在很多不同的地方，如何才能快速准确地将这些报表数据安全地送到各子公司呢？金算盘电子表中的传送功能，便可以帮助您实现这一操作。 操作提示： 1、在系统主界面，打开“文件”菜单； 2、选取点击“传送”； 3、进入“新邮件”页面； …… 数据的传送就是对信息的发送。选取点击“文件”菜单下的“传送”，可调出如下页面： 在此，您可以通过电子邮件来传送数据，具体操作请参阅《金算盘远程通讯手册》中的相关内容。 第十三章 外部数据管理 第十三章 外部数据管理