临建办公标准化管理方案试卷.docVIP

临建办公标准化管理方案 一、目的 为给员工营造整洁、舒适的工作环境，合理配置和使用资源，降低办公成本，提升员工素质和工作热情，塑造良好的企业形象，参照7S管理标准对办公临建制定了规范化管理方案。 二、范围 本规定适用于公司所有人员。 三、整理内容及要求 1、每月对自己负责的文件（包括电子文档）进行整理，将确定无效的文件全部销毁，无用的电子文档全部删除。 2、妥善保管机密文件，不得随意丢、放，重要电子文件要加设密码保护，防止丢失和泄露。 3、各部门管辖的物品、设备等要保持整洁、干净、摆放整齐、规范，并每半年进行一次盘点，该保存的做好分类保存，该报废的报相关部门进行报废处理。 4、依据《必要的使用频率和常用程序基准表》决定物品的“要”与“不要”。 “不要”物品经各部门负责人判定后，集中安排处置。 5、必要品使用频率和常用程度基准表： 常用程度 使用频率 处理方法 低 过去一年都没有使用过的物品，而且不能再使用 申请上报统一安排处置 中 在过去6个月中只使用过一次的物品；或一个月试用一次的物品 集中存放(例如归档或存放在库房中) 高 一周使用一次的物品；或每天/每小时都使用的物品 保存在办公桌或随身携带 四、整顿内容及要求 1、普通办公桌 （1）除公司购置的文件架（外侧）、电话机（中间）、键盘（内侧角）、水杯、、鼠标除外无其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。 （2）抽屉：办公物品的常用品：笔、钉书机、涂改液、便签本、计算器等集中放置右侧第一层抽屉内；书本类可以放置右侧第二层抽屉内；个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格等物品，可以放置第三层抽屉内；左侧有序的放置文件资料。 （3）桌下不得堆积杂物。 2、座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半小时以上，椅子应放回桌面下。 3、饮水机：饮水机用完后保持关闭，保证饮水充足，正常使用，一次性纸杯摆放整齐放置规定位置。 4、文件： （1）、档案管理依照档案管理制度执行； （2）、放置的文件必须做好定位管理(可采用编号、颜色线区分等方法)。 （2）、文件/工具框中的所有文件/工具应摆放整齐有序，不得出现报纸、杂志等与工作无关文件； （2）、原则上办公区内只存放一年内经常使用的文件，不常用的可送到档案室统一管理或做销毁处理。 （2）、从文件/工具柜中取用的资料用完后及时返还至文件/工具柜； （2）、办公文件、票据不能散乱放置于办公桌上，应分类放进文件夹、文件盒中； （2）、正在使用的文件资料分为待处理、未处理、已处理三类，做到需要的文件资料能快速找到。下班后统一归类，需要继续处理的存放于办公桌第二层抽屉。 （2）、电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存。 5、电源线管理： 要将电脑线、电话线束起来，保证电源线路排列整齐。 不允许电源线杂乱地放置。 不允许有裸露的线头。 电话线，网线进行标示。 6、垃圾篓： 内罩垃圾袋并摆放在指定位置； 要及时清走桶内垃圾，不能超过容器容量； 易腐烂垃圾，有异味垃圾必须当天丢弃。 7、文件柜 个人储物柜： 个人储物柜标示清楚管理人；标签一律贴在门的左上角； 备用钥匙统一交由办公区文明办公责任人保管； 钥匙标示清楚使用用途。 文件柜 每个文件柜最好附有文件清单并明确管理负责人。 备用钥匙统一交由办公区责任人保管； 外衣、手袋、雨具挂放在规定位置，严禁随意放在办公桌上； 8、储藏间： 内部干净整齐、无杂物，各类报表有序摆放。 五、清扫内容及要求 公司专门的保洁人员，负责公共区域（如会议室、地面、厕所、吸烟室、展厅等）的清扫工作；个人区域由个人负责清扫。制定值日表，当天值日人员负责清扫各自责任区域。 1、每天各自负责清扫整理自己办公桌上柜子内的物品，使其符合定置要求。 2、 办公室中办公桌椅干净整齐，地面、文件柜、打（复）印机等无杂物无纸屑无脏污。每天各自负责清扫整理自己办公桌上、移动柜内的物品，如电脑、电话机、水杯、笔筒等，使其无明显灰尘。 3、文件资料归档：电脑桌面文档中重要文件必须设置密码，重要文件需备份。当离开30分钟以上时，必须设置电脑屏保，避免无关人员看到机密文件；根据公司实际情况，对过期的和作废的文件和表单进行集中删除，需要归档保存的要做好登记、保管。 六、 清洁内容及要求 1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。 2、办公过程中养成并保持随手清洁的良好习惯。 3、清洁的主要内容 （1）有无文件档案管理制度； （2）有无依照档案制度将文件归档； （3）有无各项工作责任到人； （4）有无各项要求传达到人。 七、素养内容及要求 1、严格遵守公司各项管理规定。 2、上班时不玩游戏，聊天或做与工作无关的事。 3、开会时将手机设为静音，接打电话使用