2014管培生培之商务邮件礼仪.docVIP

商务邮件礼仪 ”在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间“，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！? 邮件主题?? 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 避免空白标题或者冗长标题；? 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；? 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；? 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。? 称呼与问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度? 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL； Email开头结尾最好要有问候语? 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”。结尾常见的写个Best Regards，?中文写“祝您顺利”之类。?； 正确使用发送，抄送，密送 发送的收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应；? 抄送的收件人则只是需要知道这回事，没有义务对邮件予以响应，若有建议，可以回Email； 密送的收件人不会被其他收件人看到 Email正文要简明扼要，行文通顺?? Email正文应简明扼要的说清楚事情。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。??行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句； 注意Email的论述语气????根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。请、谢谢之类的语句要经常出现； Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。????如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长； 一次邮件交待完整信息?? ?最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。避免再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件； 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查????这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开。?在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误； 合理提示重要信息????适当使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读； 邮件附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；? 附件文件应按有意义的名字命名，不可用让人看不懂的文件名；? 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；? 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；? 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；? 结尾签名? 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行； 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。可以设置多个签名档，灵活调用； 签名档文字应与正文文字匹配 简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。； 邮件回复 及时回复Email? 收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复； 进行针对性回复? 当 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）????如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。??如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replay all，让大家都知道。?如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通； 注意事项 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息； 转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员，或者未经授权的接收人； 如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息； 对外重要文件必须经上级同意后转为PDF文件，或由上级亲自发送； 所有的电子邮件应自我Double check后