zz-03-2009-02u仪器设备档案管理规定.docVIP

仪器设备档案管理规定 ZZ-03-2009-02 1.目的 为提高仪器设备档案的管理质量和水平，充分发挥仪器设备档案的作用，结合本所实际，特制定本规范。 2.范围 凡有价值的作为本所固定资产的仪器设备，其购置、验收、运行、管理、维修、改造、报废等活动中直接形成的(包括赠送的)，具有保存价值的文字、图 表、声像载体材料，均属仪器设备档案。药品检验所的仪器设备档案实行统一领导，分级管理的原则。科室设备管理员负责仪器设备随机文件材料及仪器设备安装、调试、维修过程中形成的文件 材料收集、积累工作，负责建立仪器设备档案，并整理组卷；所设备管理员负责收集仪器设备采购过程中形成的文件材料并整理旧卷;档案员负责档案的接收、保管、编号、标识、统计和利用等工作，并对仪器设备档案的相应工作进行督促和指导。 3.职责 药品检验所的设备档案实行统一领导，分级管理的原则。科室设备管理员负责仪器设备随机文件材料及仪器设备安装、调试、维修过程中形成的文件材料收集、积累工作，负责建立仪器设备档案，并整理组卷；所设备管理员负责收集仪器设备采购过程中形成的文件材料并整理归卷；档案员负责档案的接收、保管、编号、标识、统计和利用等工作，并对仪器设备档案的相应工作进行督促和指导。 4.管理要求 4.1仪器设备类档案归档范围和保管期限. 4.1.1计量认证的申请报告、批件(永久) 4.1.2有关购置仪器设备向上级的请示、报告及批复(长期) 4.1.3申请资金和外汇的报告及批复文件(长期) 4.1.4关于购买仪器设备招投标文件、订货合同、协议书及审批材料(长期) 4.1.5安装、调试及验收记录、报告(长期) 4.1.6仪器设备说明书、操作规程、合格证书、装箱单、使用记录、维修记 录、事故记录、处理报告(长期) 4.1.7仪器转让的有关材料(长期) 4.1.8仪器更新和报废的技术鉴定材料、报告、上级主管部门的批件(长期) 4.1.9仪器设备的检定规程或规范(长期) 4.1.10仪器设备一览表(品名、型号、技术指标、制造厂名、计量检定情（管理人员等) (长期) 4.1.11计量部门强检仪器设备的合格证、期间核查记录、自检仪器设备自检记录、自检报告(长期) 4.1.12仪器设备履历书(长期〉 4.2仪器设备文件材料的立卷及归档流程 4.2.1仪器设备件材料的形成积累 1）所设备管理员与各科室设备管理员负责药品检验所仪器设备文件的材料 形成、购入、积累和汇总，并负责整理立卷归档。 2）从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)所形成的管理性和技术性文件，均由所仪器设备管理员负责收集、积累，过程结束后移交档案部门。 3）科室设备管理员负责设备随机文件材料的收集工作，在设备开箱后及时整理登记；负责仪器设备安装、调试、验收过程中形成的文件资料及操作规程和 自检规程、检定/校准记录、报告、合格证的收集、积累工作；负责仪器设备的 使用记录、维修记录的收集整理工作，在工作告一段落后，整理登记，移交档案 部门。 4)大型仪器设备(五万元以上)的开箱验收，要有档案管理员参加，以监督、检查、指导设备文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文件材料不全的仪器设备，档案管理员有权拒绝签字。 5)所档案室有责任随时了解、督促、检查、指导科室和所里的设备管理员 做好文件资料的积累、归档工作。 6)在设备的使用和管理活动中形成的文件资料必须使用耐久的字迹材料书写，严禁用圆珠笔、铅笔等不符合要求的书写资料书写。文件书写要求字迹工整、图样清晰。 7)设备文件材料一般归档一份，重要的和经常使用的应酌加副本。 4.2.2整理组卷 仪器设备验收完成和进口设备索赔期满后，所设备管理员应及时对采购过程中形成的文件资料料及各科室移交的档案资料进行汇总，整理组卷。对使用过程中形成的文件资料定期补充归档。组卷原则如下： 1)根据仪器设备文件资料的形成规律以及设备文件资料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在保持文件之间有机联系和便于查找利用的组卷原则下，对每项设备文件资料进行系统整理，组成管理卷、说明书等若干个案卷。 2)将最后反映设备购置概况的文件资料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成的案卷为管理卷，排为首卷。其余设备技术文件资料按设备的工作程序或结构依次系统排列。 3)卷内的文件资料，按文字资料在前，图纸在后的顺序排列。 4)设备文件材料中的非纸质资料，除与纸质文件资料密不可分外，应放入 特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。 5)拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件资料应进行修补。引进设备中的专用文件夹，可以保持原状。 6)设备文件材料采用卷盒形式保管，图纸折叠成统一幅面，一般采用国际 标准A4型或