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某集团公司内部资料室管理规定 目的 为了加强集团公司文件档案及资产的管理工作，确保公司相关文件档案和资产的有效控制，特制定本制度。 适用范围 集团公司及所属各单位的文件档案和资产管理。 职责 集团公司资料馆文件档案资料和资产由资料馆专人负责管理。 集团公司及所属各单位各部门的文件和业务档案资料和资产由各单位指定专人负责管理。（统称资料员） 归档文档和资产范围 集团及各所属单位的营业执照 正、副本 、法人登记证、各类资质证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及其他证件等。 集团及各所属单位的对外重大经济合同、协议及其他经济性文件。 其他反映集团及各所属单位经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。 集团及各所属单位收到的政府部门或外单位来文，集团各单位间重要往来资料。 集团及各所属单位所签发的红头文件或重要会议的会议记录。 集团及各所属单位定期或不定期编制的工作简报（报纸），所属单位向集团的各类报告。 集团及各所属单位送的月度、季度、年度财务报表，财务部门对各所属单位的审计资料。 集团及各所属单位固定资产盘点表及调整表。 集团所属金额巨大的固定资产的实物和文件（如汽车钥匙、相关凭证等）。 工程图纸、工程备案资料、政府部门颁发的各类许可证及其他涉及日后法律效力的资料。 集团及各所属单位的人事资料备案材料。 集团及各所属单位的每月薪资备案材料。 集团及各所属单位高层人员对外交流的讲话稿，对外宣传及交流的各种音像制品和文字资料。 与集团及各所属单位有重大经济往来的外单位营业执照、资质证书、负责人身份证复印件、联系方式等。 集团总裁个人收集的文件资料。 文档和资产分类 文档和资产分类采取层级式的目录分类法，以便文档和资产管理。 一级目录统一划分为集团及各所属单位名称。 二级目录可划分为证照类、外部来文类、合同协议类、内部文件类、宣传类等科目； 三级目录可划分为经济、法律合同协议、往来文书、图表图纸等明细科目。 文档和资产归整 归档的文档和资产资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档的，由集团及各所属单位负责人同意后，可保存复印件，各类文件档案归档均须填写《文档和资产登记表》（见附件1）。 原则上集团各所属单位保存的各类文件档案，资料馆都须备案。资料馆负责整理总表，监控集团各所属单位文件档案的数量及流向；集团各所属单位每月向资料馆上报部门文件档案统计报表，注明各文档和资产的现有数量、借阅情况。 集团各所属单位员工外出学习、考查、培训、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，必须将主要的文件资料向资料馆办理归档手续。 凡集团各所属单位经营活动中收到的文件、函件，承办人员承办后应在二天内归档。 以公司名义发出的文件、函件，要留底稿和正文以备查。 各部门资料员应根据本部门的业务范围及主要工作任务，编制文件档案归档时使用的案卷类目，案卷类目必须简明、确切并编上条款号。 文档和资产归案时，资料员应按照案卷类目放入文件卷夹内对号入座，并在《文档和资产归档登记表》（见附件2）上注明相关内容。 文档和资产的归整必须建立手工帐和电子帐两套帐目，分明细登记各类文档和资产。 资料馆必须做到每月清点一次，每季度盘点一次。发现文档和资产遗失或损坏，资料员应及时以书面形式报告总裁。 文档和资产保管 资料馆应有存放文档和资产的专门箱柜，应根据保存文档和资产数量，设置存放文档和资产的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 资料员应科学地编制分类法，根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。 文档和资产要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。 库存文档和资产必须图物相符，帐物相符，帐帐相符。 根据规定及集团各所属单位实际情况，确定文档和资产保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。 经鉴定需销毁的文档和资产，由资料馆资料员编造销毁清册，经集团总裁与各所属单位负责人会审批准后销毁。销毁的文档和资产清单由资料员永久保存。 资料员严格遵守文档和资产安全保密制度，做好文档和资产流失的防护工作。 凡集团各所属单位员工调离岗位前，必须做好文档和资产资料移交工作后，方可办理离岗手续。 文档和资产借阅 文档和资产属于集团公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经集团总裁批准不得借阅。 借阅资料馆保管的文档和资产材料，须经文档和资产提供单位负责人批准。阅档必须在指定的地方阅读，不得携带外出。 借阅文档和资产，必须履行登记、签收手续，填写《文档借阅登记表》（见附件3）。需要借出或复印文档的，须经总裁批准。 因工作需要借出时，若此文档和资产不能短期内归还，应填写《文档和资产借出登记表》（见附件4）。 借出文档和资产材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由资料员催还。 借出文档和资产时，资料员应在借出的文档和资产位置上