臺中市政府文書處理作業要點.docVIP

臺中市政府文書處理作業要點捌、 文書保密 一二八、 機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。 各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外，依本要點辦理。 一二九、 一般保密事項規定如下： ? (一)各機關員工對於本機關任何文書，除經特許公開者外，應遵守公務員服務法第四條之規定，絕對保守機密，不得洩漏。 ? (二)文書之處理，不得隨意散置或出示他人。 ? (三)各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。 ? (四)文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。 ? (五)文書放置時，應背面向上或放於公文夾內，以防止被他人窺視。 ? (六)下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。 ? (七)各機關就其主管業務發表新聞時，應指定專人統一辦理，並須事先簽報首長核定。 (八)職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有。因職務而持有之機密文件，應保存於辦公處所，並隨時檢查，無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者應銷毀之。 ? (九)私人日記、通信、撰文及著作，其內容不得涉及機密及依法應保密事項。 ? (十)發現他人涉有危害保密之虞時，應加勸告，其不聽勸告或已發生洩密情事者，應立即向長官報告。 ? (十一)承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。 一三○、 國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。 不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。 一三一、 應以機密文書處理之國家機密事項如下： ? (一)軍事計畫、武器系統或軍事行動。 ? (二)外國政府之國防、政治或經濟資訊。 ? (三)情報組織及其活動。 ? (四)政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。 ? (五)外交或大陸事務。 ? (六)科技或經濟事務。 ? (七)其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。 一三二、 一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 一三三、 核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等，應依相關保密法規辦理。 一三四、 凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、生產、營繕、銷售或保管案件，涉及機密事項，其文書處理規定如下 ? (一)各機關人員於其職掌或業務範圍內，凡以契約委託其他公民營機構(廠商)或個人產製之機密文書，應要求受託者先行採取保密措施，並送交委託單位，由權責長官核定機密等級、保密期限或解密條件，並通知受託者。 ? (二)凡因委託契約需要，而必須提供受託者機密文書時，應繕造清冊送交受託者專人執據簽收；並得檢查該機密文書之管理與運用情形，以保障機密文書不遭轉用或洩漏。 ? (三)為使受託者瞭解並配合採取保密措施，委託單位應要求簽訂「保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」，明定業經標示為機密之文書，縱使契約終止或解除，非經解密，受託者仍應採取保密措施。 一三五、 各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔，以及機密公文電子交換等事項，並儘可能實施隔離作業。 一三六、 機密文書之簽擬、陳核(判)，應由業務主管或其指定之人員處理，並應儘量減少處理人員層級及程序。 一三七、 各機關承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應即改作機密文書處理。 一三八、 一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以 經單位主管以上人員同意者為限。 前項單位主管以上人員，於有下列情形之ㄧ者，得不同意： ? (一)有事實足認有洩密之虞。 (二)無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。 一三九、 處理機密文書應依下列規定辦理： ? (一)收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。 ? (二)機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。 ? (三)機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽其內容。屬「機密」、「密」者之用印，得由繕校人員持往辦理。 ? (四)「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承