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ERP咨询顾问必备的7种公关能力 by AMT 彭政策 一、主持访谈的能力 访谈的目的 获取信息发布信息推销一个注意，使之被认可 向一个人提问不是一件容易的事情，需要对被访者充满尊重和善意 访谈必须遵守的规则 准备访谈 1.确定访谈主题2.列出所要涉及的访谈要点3.对所有问题按轻重缓急进行分类，在此基础上制定访谈计划4.选好访谈对象 ：掌握信息的人、有决定权的人、有影响力的人5.与被访者进行预约，告知访谈的目的、持续时间、地点和你的联系方法 进行访谈 选择最合适的时间，以免过多地影响对方的工作 在对方工作的地方进行访谈 访谈时间不要超过2小时 自我介绍，并再次说明访谈的目的 请对方作自我介绍、说明其职位 按预先指定的计划进行访谈，对对方的发言做好记录 对不清楚的地方或需要详细说明的地方进行复述 访谈结束时作一个简要的综述，以确保没有遗漏或误解 结束访谈并致谢 访谈之后 撰写访谈报告，分清哪些是对方的语录，哪些是自己的理解 让被访者确认访谈报告 将所收集的信息交叉确认 建议 访谈计划不是一成不变的框框, 要善于突破计划的框架接受被访者主动说出的重要信息访谈中要主动，要及时分析对方给出的信息以调整提问方向 提问举例 问：您收到的文档怎么样？答：尽是错误 回答中缺少信息，应深究补充问题 ： 什么样的错误？ 从哪儿来的？ 问：你们的服务价格怎样？答：人们认为太贵 补充问题 ： 谁认为这样？ 相对于什么标准而言？ 问：你们部门工作质量怎么样？答：有些部门的工作更糟 补充问题 ：哪些部门？更糟是什么意思？ 质量标准是什么？ 问：质量好吗？ 答：我知道工作质量好 补充问题 ： 您怎么知道工作质量好？ 问：你们为什么使用这个流程？答：因为我们必须这样，这是规矩。因为我没有别的办法 补充问题：为什么非这样不可呢？如果不这样将会出现什么情况呢？你们为什么不能？如果你们能这样做，将会怎样？ 问：第一级检验是否做好了？答：从来不对检验负责（主观判断） 补充问题：所有人都这样吗？您就从没有见过一人对其工作负责？就您一个人这样认为吗？您为什么说雇佣从来不？ 问：处理会不会使工作推迟？答：我知道您对这是怎么看（对方已有成见） 补充问题：您为什么这样想？您的判断依据是什么？您认为我对这件事有定论吗？ 问：为什么不作更多的检验？答：我很想作进一步的检验，但忙不过来 （对对方的因果关系提问） 补充问题：当您忙得过来的时候，您作进一步的检查吗？是否有过那么一天，您忙不过来的时候也作了进一步检验？ 二、主持会议的能力 会议是一种沟通工具，它可以 促进信息流通用集体智慧为问题寻求解决方案作决定 准备会议 1.确定会议的TOP Theme : 主题Objectif：目标Plan ：计划 2.确定与会者名单及会议时间和地点 3.作好各类后勤准备（纸版、投影仪等） 主持会议 按时开会 在纸版上写明会议的主题、目标、计划以及持续时间 方便工作的进展 方便与会这之间的交流 方便与会者的参与 平衡会议支持人和与会者的发言时间 发言离题时应及时将其拉回到主题上来 会议间要做一些阶段性的复述和小结 时常提示会议主题 会议结束时总结会议要点并明确会议的后续工作 取保对会议的跟踪 对会议（TOP的遵守情况、与会者的选择等）进行简短的分析 整理好会议纪要 ：（会议主题和目标、与会人员、所作的决定、下次会议的要点等〕，将整理好的纪要及时发布 跟踪会议决定的执行以及会议期间要求的信息的收集 建议 在安静的屋子内开会会议超过两小时应考虑中间休息会议主持人不要表态，让与会者自由表达，应采取主动倾听的态度，复述发言者的思想，综合不同观点，以提问方式让发言人把隐藏的信息明确表达出来始终与整个小组而不是一个接一个地与单个与会者工作 三、掌握专业文档编写的规则 定义： 书面交流（幻灯片、报告）需要让人读懂，因此要遵守行业内的特殊规则书面交流的目的不仅是传达信息，而且也是培训、鼓动、让人记住、使人产生行动的动机 事实 ：把一篇写得很好的文章放到100个人手中， 90个人只看题目，75人只读题目和引言，40个人读到第一段结束，20个人扫过全文，5个人读完全文 幻灯片 目的：斥诸视觉、图解、使叙述生动、吸引听众、说服人、让人作决定 每张幻灯片必须是适当的 ： 与会议的TOP相一致使会议进展增色 幻灯片的内容： 记录要让他人接受的观点字体要大，以便远处的人能看得见每张幻灯片上只表达一个重要观点，要使用短句交替使用文字和图表，以方便阅读幻灯片上只写关键字，将观点和论据留作口头表达使用 报告 目的 ：陈述事实，进行评议，提出建议 报告要精简 尽量压缩报告正文部分，以保证接收人读完它应重分析、重建