青岛市企业电子件归档与管理规则.pptVIP

* * 青岛市企业 电子文件归档与管理规则 适用于企业、科技事业单位对电子文件的归档与管理 1 范围 2 引用标准 电子文件归档与管理规范 GB／T 18894—2002 3 定义 电子文件： 指在数字设备及环境中生成的以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。 归档电子文件： 指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件。 举例各单位所产生的电子文件类型: 制发的公文 接收的公文 数码照片 数码影像 数字音频 CAD制图 数据文件 扫描文件 随机文件 其它 · 真实性 · 完整性 · 有效性 · 背景信息 · 元数据 电子文件应该具备的特性: 4 收集 要求一：电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负责，档案部门负责其监督和指导工作。 要求二：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式及其属性，收集时应转换为XML或TXT格式。 (注:现阶段支持word、pdf) 要求三：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式 要求四: 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，如果与数据库连接应将数据库文件一并收