涉外秘书重点复资料.doc

涉外秘书概述 涉外秘书的界定 秘书的涵义： 广义的涉外秘书是指：为涉外部门的上司处理各种事务的工作人员； 狭义的涉外秘书是指：在涉外企业和外国企业，华侨，港澳台企业及其他金融、经济组织常驻中国的代表机构中帮助上司处理各种事务，并辅助上司决策的工作人员。P1 涉外秘书的工作特点 涉外秘书工作的范围：1事务工作；2电信和邮政工作；3会务、会议、会谈服务工作；4文件信函的写作；5信息的收集与档案管理工作；6财会管理；7办公设备的使用与管理。P2 涉外秘书工作的特点（多选）：1平凡性与重要性；2辅助性与主动性；3原则性与灵活性。P3 第三节涉外秘书的工作原则（重点，论述） 和平共处五项原则的内容是：互相尊重主权和领土完整、互不侵犯、互不干涉内政、平等互利、和平共处。P4 涉外秘书的工作原则：1坚持“和平共处五项原则”；2坚持“不卑不亢、内外有别”的原则；3坚持“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则；4坚持“严格执行外事纪律”的原则。P4 坚持“严格执行外事纪律”的原则，外事纪律中规定：1要尊重外国人民对自己国家社会制度的选择，要尊重外国朋友的宗教信仰和生活习俗；2涉外秘书要严守对外保密纪律，在工作中谨言慎行。P5 自动化办公室与传统办公室有着相同的信息交换功能，但交换的准备工作与传导方法却不尽相同。从结果来年，信息流程更快，效率更高，秘书的工作更具有效力。因此，秘书现在不会，将来也不会被取而代之。恰恰相反，由于他们充当了商界迅速不断的信息流程中的人的因素，同时这种信息流随着公司的发展正在日益增多，各个公司对秘书的需求也日趋增大。（简答，选择）P6 涉外秘书的工作范围大体分为三个部分（三大类）：1指派性工作；2日常工作；3独创性工作。P6 涉外秘书的谋职 申请应聘 好的简历大多具备以下几个要素（填空）：1个人身份；2求职目标；3履历。P8 提供简历的目的是为了获得面试机会。P8 教育背景（简答，多选）：1学历：所获或即将获得的学位，大学校名，学制，毕业日期。2技能，能操作的计算机，文字处理机及其它办公室设备种类，型号，输入速度，及熟悉的应用软件。3学习过的与工作相关的课程和考试成绩及所接受的特别的职业培训或进修。P9 求职信（名解）：是为了异地求职、应征招聘广告或邮寄简历时对求职者的求职意向及资历作出进一步的详细说明，其基本目的是争取获得面试机会。P11 求职信的语气既可以是期待式的，也可以是请求式的。P11 求职信的格式（或注意问题）：1把求职信打在标准规格的优质普通白纸上。不要使用个人信纸或带商业抬头的信纸。2在信件日期上方，打出你的回信地址。3如果可能，求职信应写给某位具体人士。4求职信的内容应限于一页。P12 面试的准备工作：1面试前首先了解应聘公司的情况，认真彻底地准备每一次面试。2还要准备回答一些有关个人的问题。3应试者的着装也很重要。申请人的穿着和外表应该潇洒，大方，头发要梳理整齐，使看上去显得作过精心准备。4必须明确面谈的准确地点，严守时间，提前10至15分钟到达约定地点，准时赴约，避免面试前赶场。P14 涉外秘书的人才素养 涉外秘书的作用与修养 作风和修养：1求是，忠诚，廉洁（政治思想）；2沉稳，机敏，干练（能力）；3恰恰，幽默，灵活（性格心理）；4谦虚，豁达，宽容（道德品质）；5严谨，勤奋，坚忍（作用人品）。P22 涉外秘书的知识结构和能力要求 秘书所需要的专业知识应分为两类：1是作为秘书应具备的秘书专业知识。2是秘书所供职的行业的专业知识。P24 信息科学对秘书的重要性（简答）：信息科学就是要研究信息的一般规律，设计和制造各种智能信息处理和控制设备，实现操纵自动化，进而实现部分脑力劳动的机器化和自动化，使人的体力劳动和脑力劳动减轻，使人们能更自由地去做更丰富的创造性劳动。这样一门与秘书工作相关，与秘书利益相关，与人类社会发展养伤相关的知识，秘书应当尽可能地多了解，多掌握，多研究。P25 秘书主要应具备以下几方面能力（论述）：1适应能力；2观察分析能力；3表达能力；公关能力。5自我控制能力。P26 适应能力包括秘书在物质上和精神上两方面的适应能力。P26 公关能力至少应当包括协调能力，组织能力，辅助决策能力，指挥能力和应变能力。P28 涉外秘书与跨文化沟通 文化差异的中外之别 什么是文化：从广义上说：文化是一种除政治，经济，军事外的一种观念形态，精神活动的产物。P29 文化的特征可以分为以下四个方面：1文化不是一种个体的特征，而是人类群体的特征。2文化是一种观念形态，是精神活动的产物。3文化具有相对的独立性与稳定性。4文化是发展的。P29 文化的稳定性表现为有地域性，地区性，民族性与非他性。P29 本世纪60年代加拿大学者麦克鲁汉就提出了“世界村”的概念。P30 因而有的历史学家把佛教传入中原不久的魏晋南北