电大期末考试 新备考题库 2180 专科办公室管理.docVIP

《办公室管理》期末复习资料 三、简答题 1．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 答：(1)拟稿。(2)核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 (3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。(4)编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。 (5)缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。 (6)校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 (7)用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。 (8)登记。(9)分发。指对准备发出的文件：进行分装和发送。 2．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么? 答：(1)要获得上司的许可； (2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认 (3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等； (4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。 (5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会； (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； (?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会； (8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是