胜利油田有限公会计档案管理办法.docVIP

关于印发《胜利油田分 公司会计档案管理办法》的通知 分公司各单位： 为了加强分公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，全面提高会计档案管理水平，现印发《胜利油田有限公司会计档案管理办法》，请遵照执行。 二○○五年十一月二十二日 胜利油田有限公司会计档案管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强有限公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，全面提高会计档案管理水平，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合有限公司ERP实施以后的实际情况，制定本办法。 第二条 有限公司所属各单位及控股子公司，依照本办法管理会计档案。 第三条 各单位应加强对会计档案管理工作的领导，创造必要的保管条件和良好的保管环境，建立会计档案的立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度。 第四条 会计档案应做到妥善保管，存放有序，查找方便。严格执行安全和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 第二章 会计档案的范围 第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： (一)会计凭证类：记账凭证，原始凭证，凭证汇总表。 记账凭证：SAP系统中所有FI类财务会计凭证，包括财务模块以外其他模块集成产生的FI类财务会计凭证，但不包括CO类管理会计凭证。 原始凭证：包括集成和非集成业务处理需要归档的附件或单据，具体集成业务所需原始凭证参见附表一：《集成财务会计凭证归档所需附件清单》，有关财务会计资料单据及单据流管理规定参见《胜利油田ERP系统财务模块业务操作手册》，各单位要按照此规定制定本单位的集成财务会计凭证单据管理流程。 (二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 明细账只包括金额账和往来明细账，不包括数量金额账、功能范围成本账、外币金额账；日记账包括现金日记账和银行存款日记账；辅助账簿包括各种管理台账；其他会计账簿包括承兑汇票登记簿等。 (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 (四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，银行询证函、往来账询证函，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他应当保存的会计核算专业资料。 第六条 采用电子计算机进行会计核算的单位，电子计算机内的凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计档案进行管理，按月采用磁带、磁盘、光盘、等磁性介质进行两套备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥善保管, 由会计档案保管人员贴上写保护标签, 装入盘套, 放进硬盒, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。 第三章 会计档案的整理立卷 第七条 各单位每年形成的会计档案，应由财务部门在档案管理人员的指导下，按照归档的要求，整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 (一)各单位会计档案按其形成特点和形式，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类，每个类别再按年度分开。会计凭证、会计账簿、财务报告、其他第条 会计凭证的整理立卷。将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表，按照编号顺序，去掉金属物，选取适当厚度（一般不超过5厘米）为一册，加上封面封底，装订成册装订时，以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐，一册为一卷。会计凭证案卷封面应写明单位名称、年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号立卷人加盖骑缝章。对于数量过多的原始凭证，可以按上述要求单独装订成册，加上封面封底，并在封面注明记账凭证日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。第条 会计簿的整理立卷。年终结账后装订成册。按照簿的种类按年分别立卷，一本为一卷。簿封面应写明单位名称、账簿名称、所属年度，簿应从第一页到最后一页，不得跳页、缺号，簿“账簿启用表”按规定逐项填写，并加盖名章和。第条 财务报告的整理立卷。月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷卷内须逐页顺序编写页码。财务报告案卷封面应写明单位名称、报表名称、所属年度、第十条 其他类会计档案的整理立卷。各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对，并分别进行整理立卷。案卷封面应写明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数 第四章 会计档案的保管 第十二条 各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门会同档案管理部门编制移交清册，移交本单位档案管理部门统一保管；未设立档案管理部门的，应当在财务部门内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。 第十三条 移交本单位档案管理部门保管的会计档案，原则上应当