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浅谈如何做好学校的档案管理工作 　　摘要：随着学校的不断发展，各类质量评估工作日渐增多，档案资料的重要性越发突出，本文就如何更好地做好学校档案工作提出了一些看法。 　　关键词：档案工作 收集 整理 利用 　　中图分类号：G271 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.16.058 　　学校档案是指学校在进行教学管理、教育活动、学生活动中形成的具有保存或参考价值的文字、照片、音像等不同形式的材料资料，是从事教育教学活动、教学管理、教学科研、教学评估必不可少的资料。它反应了学校在各个历史时期的工作和活动情况，分析利用好学校档案能有效帮助提高学校教育管理和教学水平，在学校的各项工作中起着重要作用。 　　目前，国家对于学校档案管理工作的规范性文件为2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，该办法对高等院校档案的收集、整理、保管、借阅等工作都做出了明确规定。而大部份中职院校的档案管理工作都在参照此办法的基础上，根据自己学校的实际情况进行调整执行。下面就如何加强中职学校档案的管理工作谈谈粗浅的认识： 　　1 建立机构，加强意识 　　档案工作首先要得到学校领导的重视，成立以校长为组长、各科室负责同志为成员的档案工作领导小组，把档案工作列入学校工作的议事日程，纳入学校各科室目标任务考核中，并作为年终科室考核一个重要考核项目。设立专门的综合档案室及重要业务部门档案室（如教务档案室），除配备一名专职档案员外，各科室都应设有兼职档案员，配合专职档案员做好本科室各类资料收集工作。 　　不定时组织《档案法》学习与宣传活动，宣传档案工作的重要性，宣传档案工作对学校管理、教学、科研等各项工作的作用及实际效果。不定时地召开档案工作会议，对档案工作人员进行培训，促进档案工作人员业务水平的提高。动员和要求档案工作人员爱岗敬业、勤于思考、大胆实践。通过学习与广泛宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。 　　2 健全制度，规范管理 　　建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科室应做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有制度，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证了档案管理的顺利开展。 　　3 各类资料的收集工作 　　搞好资料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校档案资料收集应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。可以根据学校各科室职能明确各科室应收集归档资料范围，由各科室兼职档案员对资料进行收集。既要做好文书档案的收集工作，也要同时抓好其他载体如声像、照片等资料的收集。在收集过程中应灵活地将多种收集办法有机结合： 　　第一，全面收集与重点收集相结合。学校由于机构设置不同，产生和形成的文件材料很多，遍及学校各个部门和教师个人，要保证学校材料收集完整、齐全，必须进行全面收集。而对学校重点部门、重点事件、重点活动应进行重点关注、重点收集，如党代会、职代会、党的重要活动、教学评估、校庆等。 　　第二，定期收集与平时收集相结合。学校档案收集一般采用定期集中收集，即根据学校档案管理制度制订的收集时间进行集中收集。但对一些阶段性、即时性的工作，如基建项目完工、学校办学水平评估、设备仪器开箱、科研项目结题等就随时跟综，即时收集，以免失去最佳收集时期，给收集工作带来难度。 　　第三，一般规定和强制措施相结合。对收集工作难度比较大的材料，应在一般强调的基础上，由学校档案部门和相关部门共同制订有关规定，统一要求，统一口径，如教师业务档案要求统一格式，声像类介质档案等由学校相关部门进行强制收集。 　　4 档案整理工作 　　整理工作是档案工作的中心环节，档案工作人员将大量资料收集后应进行系统的整理、分类、编目，以形成可供查找利用的档案。在整理过程中，可以采用归档文件整理规则和文书档案立卷相结合的办法进行整理。对在学校日常管理中形成的各类文件可以按“件”为单位按归档文件整理规则进行归档。其余资料则可按资料之间的有机联系立卷归档。对于特殊类别的材料，如财务、人事档案可由财务人事专人进行整理分类，对重要、珍贵的档案要备复制件，以代替档案原件提供利用。将资料整理完成后还应将相关信息输入计算机，以实现档案管理的电子现代化。 　　5 档案的利用工作 　　档案管理的最终目的就是能够充分开发利用所保存的档案信息，当某项工作需要信息的时候能够迅速、准确、全面地提供这些信息，使各类档案能够为学校各项工作的顺利开展保驾护航，这也是档案自身价值