(ppt)档案管理培训.ppt

Thank you！ 5、日期： 即文件的形成时间，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如： 2001年3月24日，标注为 座机电话号码，也可填成两行（ ）。 对未注明日期或日期不清的， 应根据文件内容加以考证填写。 6、页数：填写一件文件的总页数，用以统计和核对。 7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“＊”，将具体内容填入备考表中。 二、归档文件目录装订 归档文件目录应装订成册并编制封面。也就是说将归档文件目录区分不同保管期限分别装订，原则上每年形成三本目录（永、30、10），每本目录中的不同机构 问题 ，用归档文件目录封面区分，并且在归档文件目录右肩上标注机构（问题）。 第八讲 装盒 归档文件 装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。 装盒的具体要求 我知道、我知道！ 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构 问题 的情况下，不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒。 装盒时应注意几点问题 ！ 这我也知道!! 1、的厚度选择适宜的档案盒。 2、盒封面填写。 3、盒盒脊项目填写 4、盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项。 第4项里还包括如下几项： 全宗号 全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。 年度：年度栏内填写盒内文件的形成年度 4位数字横排 。 机构 问题 ：机构 问题 栏填写分类方案中相应机构 问题 的类目名称；不按机构 问题 分类的单位，盒脊上可以不填写机构 问题 项。 起止件号： 起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。 盒号： 盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。 备考表填写 ：备考表置于档案盒内文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。 下面我来说备考表设置的项目包括： 1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，无上述情况，暂不填写 。 2、整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。 3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。 4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。 档案 放哪儿 容易分类 易于保密 保护性好 检索简便 1．抽屉式直立档案 2．开放式横向档案 整齐划一 便于取阅 易于查找 保密性一般 3．穿孔式活页夹 容易损毁 有顺序性 保密性差 容易保存 标准统一 便于存取 长期保存 保护性好 4．档案盒 灵活取用 存量较小 容易脱落 5．金属文件夹 隔水防污 拿取方便 保密性低 暂时保存 6．透明资料袋 拿取方便 临时存取 保密性差 7．多层资料盒 归档文件整理流程示意图 收集——齐全完整——平时及时收集 鉴定——确定归档范围、剔除不归档文件———2006年以后 划定保管期限（永久、30年、10年）；06年以前仍为永久、长期、短期 装订——确定归档文件整理单位，并按规定方法装订 分类——保管期限—年度—机构（问题）或保管期限—年度 排列——按保管期限及文件形成时间。同一事由内的归档文件排列、不同事由、不同文字间的归档文件排列 编号——首页上端居中空白处盖归档章—填写归档章各项 编目——按要求填写归档文件目录——装订归档文件目录 装盒——将归档文件按件（卷）号顺序装入档案局专用档案盒内——填写备考表——编制填写档案盒封面及盒脊 入柜——将整理好的档案对照目录按要求、顺序依次装入档案柜保管并放入防虫药 国家档案局 第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,现予公布,自公布之日起施行. 局长 杨冬权 二○○六年十二月十八日 下面是国家档案局的 8号令 我以文本方式说说！！ 机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定 第一条 为便于各级党政机关和人民团体 以下统称机关 正确界定文件材 料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定. 第二条 本规定中的机关文件材