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用Excel分析和管理資料 一、数据输入 2 1、输入技巧 2 2、导入文本数据 3 3、数据有效性 5 4、数据填充 6 二、数据查询 7 1、数据自动筛选 8 2．数据高级筛选 8 3．查询函数 11 3.1 Choose函数 11 3.2 Match函数 11 3.3 Index函数 12 3.4 Offset函数 12 3.5 IF函数 13 3.6 Vlookup函数 13 ４．查阅向导 14 三、数据分析 16 １．数据汇总 16 1.1合并计算 16 1.2 分类汇总 17 1.3 汇总函数 18 1.4 条件求和向导 20 2．数据透视表 21 2.1 创建数据透视表 22 2.2 修改数据透视表 24 四、数据展示 27 1．条件格式 27 2．套用格式 27 3．图表 28 一、資料登錄 我們在進行資料分析前先要將資料登錄到Excel工作表中，資料登錄要遵行以下規則： （1）要有列標題 （2）標題行和資料行之間不要有空行,也不能有空列 （3）每列的資料格式要統一 1、輸入技巧 每個資料都有一種資料格式。1.1 輸入分數： 先在單格中輸入0，然後空格，最後輸分數。如要輸1/5，就需要輸0 1/5 1.2 輸入以0開頭的文本： 如果直接輸入“001”，系統會自動判斷001為資料1，解決辦法是：首先輸入“’”（英文單引號），然後輸入“001”。 1.3 日期的輸入： 如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。 1.4 多張工作表中輸入相同的內容： 幾個工作表中同一位置填入同一資料時，可以選中一張工作表，然後按住Ctrl鍵，再單擊視窗左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的資料，此時這些資料會自動出現在選中的其他工作表之中。輸入完畢之後，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然後使用滑鼠左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯繫，否則在一張表單中輸入的資料會接著出現在選中的其他工作表內。 1.5 不連續單格填充同一資料： 選中一個單格，按住Ctrl鍵，用滑鼠單擊其他單格，就將這些單格全部都選中了。在編輯區中輸入資料，然後按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單格中都出現了這一資料。 1.6 快速清除單格的內容： 如果要刪除內容的單格中的內容和它的格式和批註，就不能簡單地應用選定該單格，然後按Delete鍵的方法了。要徹底清除單格,可用以下方法：選定想要清除的單格或單格範圍；單擊“編輯”功能表中“清除”項中的“全部”命令，這些單格就恢復了本來面目。 1.7 自定義單元格格式：Excel中預設了很多有用的資料格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調顯示某些重要資料或資訊、設置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數格式，負數格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數欄位元和一個文本段：大於零的資料使用正數格式；小於零的資料使用負數格式；等於零的資料使用零格式；輸入單格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。 2、導入文本資料 可以利用文本導入嚮導將文字檔案導入到Excel檔中來對資料進行分析 選擇“檔”---“打開”，在彈出的對話方塊中，選擇“檔類型“為”文字檔案“，找到要導入的文字檔案。選擇“打開”。  在出現的嚮導中，選擇“分隔符號號號”，單擊下一步。 在步驟2中選擇相應的分隔符號號號來設置分列，在資料預覽中可以看到分列的效果 在步驟3中設置每一列的資料格式 設置完後，選擇“完成”。即可將文字檔案導入到Excel。 3、數據有效性 利用資料有效性功能，可以限定特定單格中輸入的資訊。 選定單格，執行“資料”功能表中的“有效性”命令 “設置”選項卡中可以選擇有效性條件，“輸入資訊”選項卡中輸入選定單格時要顯示的資訊。“出錯警告”選項卡中輸入在輸入無效資料時彈出的提示資訊。“輸入法模式”選項可以控制輸入資料時輸入法的狀態。 如何保持資料的唯一性？操作步驟如下： 選中該列，執行“資料”功能表中的“有效性”命令，在“允許”中選擇“自定義”，如要對A列限制，就在公式框中輸入=countif(A:A,A1)=1。結果如下圖所示： 注意：如果用戶在已設置有效性的單格中複製或填充資料，則不會出現資料有效性資訊，因而不能阻止輸入無效資料