第十章会务工作总论.ppt

第十章 会务工作 某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。 没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。 事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，还谈什么企业素质和管理水平？” 分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影响会议进程。 这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，扎实细致，责任到人。 第一节 会议概述 一、会议及会议要素 （一） 会议 “会”就是聚会、会合、集会；“议”就是商议、商讨、议论，就是讨论和研究问题。会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。 根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义： 一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等； 二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政协商会议、部长会议等。 秘书的会议事务工作指的是第一种含义。 （二） 会议要素 二、会议的分类 1.按照会议的规模划分 (1)特大型会议 一般指万人左右到十万人，几十万人直至百万人参加的会议。如国庆庆典大会、大型联欢会、宣判大会等。 (2)大型会议 一般指千人到数千人至万人参加的会议。如焰火晚会、游行示威、体育比赛、人民代表大会等。 (3)中型会议 一般指百人左右到数百人至千人参加的会议。如春节团拜会、节日慰问会、经验交流会等。 (4)小型会议 一般指数十人至近百人不等的会议。如各种办公会、座谈会、现场会等。 (5)微型会议 几人至十人参加的会议。如小组会、班组会、领导碰头会等。 2.按照会议的内容含量划分 (1)综合性会议，如人民代表大会、工作总结会 (2)专题性会议，如××经验交流会、×节日庆祝活动会、高校招生工作会议等。 3.按照会议召开的时间划分 (1)定期会议 指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。 (2)不定期会议 根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。 4.按照会议的级别划分 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。 5.按照会议的秘密程序划分，公开会议、内部会议、机密会议。 6.按照会议的性质划分 （1）决策性会议 包括立法性会议（权利机构的会议，如各级人民代表大会）、党务性会议（是政党内部召集的会议，如党的各级代表大会。它具有政策性强、有一定范围限制的特点，某些会议还有一定的机密性）、行政性会议（是各级行政机关、企事业单位召开的执行性、工作性会议，也包括研究和处理日常工作的一种会议，或叫例行工作会议，或叫“碰头会”，或叫办公会议，或叫厂务会议等。它往往是总结过去的工作，部署今后的任务。）等。 （2）非决策性会议 包括业务性会议（主要指在各经济部门、教育、科技、文化、体育、艺术等领域召开的专业性会议。如工业的定货会、文艺单位的汇演会、科技的展览会、高校或科研单位的学术讨论会、或就某部作品举行的座谈会等等。它研究和讨论的问题比较集中，有较强的针对性；与会人员思想活跃，会议活动也比较频繁。）、群众性会议（其与会者主要是非官方、非专业性的群众，会议目的是表达群众的意愿。如各群众团体召开的各种群众性庆祝集会、纪念集会或抗议集会，以及劳动模范与先进工作者会议等。它的特点是群众性、广泛性，有些会议的规模还比较大。）、交际性会议（旨在增进了解、发展友谊的会议，如文艺晚会、联欢会、茶话会等。）等。 7.按照会议一会人员集中或分散情况划分 由于