第25.26课时项目四(档案的检索)概论.ppt

项目四 第三部分 档案的检索 　1.了解挡案计算机检索的特点。 2.了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义与规则。 3.掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。 4.知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤和方法，档案检索工具体系的构成。 5.掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。 知识点一 档案著录与标引 平时的学习和经验，是我们在危急关头最有力的支柱。 一、档案著录工作 档案著录就是在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录工作是编制检索工具的前提和基础，此外，还具有档案登记，介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。 按照国家标准《档案著录规则》的规定，档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、著录级别、著录项目细则等内容。 （一）著录项目 　　根据《档案著录规则》，档案的著录项目有以下七大项，见图9-1。 （二）标识符号 标识符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。 （三）著录格式 　　著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达方式。根据《档案著录规则》的规定，一般采用段落符号式进行著录，有时也可采用表格条目式。段落符号式条目著录格式如下： （三）著录格式 段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段落，见图9-2。 段落符号式条目著录格式既适用对单份文件、单个案卷进行著录，也适用对一组文件、一组案卷进行著录。著录一般在卡片上进行，卡片尺寸为12.5cm×7.5 cm，著录时，卡片四周均应留1cm的空隙。如卡片正面著录不完，可在背面连续著录，并在正面右下角用“（）”注明“转 ?背面”。 （四）档案著录级别 　　根据《档案著录规则》的规定，档案著录级别的分类，见图9-3。 图9-4 著录级别的选择 文件级著录卡片 （五）著录项目细则 1. 题名与责任说明项 （1）正题名。题名项包括，见图9-5。 案卷级著录卡片 （五）著录项目细则 （五）著录项目细则 （3）责任者。责任者有以下几种情况，见图9-6。 （五）著录项目细则 责任者著录的四种情况，见图9-7。 （五）著录项目细则 （4）附件。附件是正文后的附加材料，著录时只著录题名，其前加“＋”号。若正文后有多个附件则应逐一著录，且每个附件题名前都要加“＋”号。例如：“＋国务院通知”。 （五）著录项目细则 2. 稿本与文种项 稿本包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、底图、蓝图、原版、修订本、印本等，著录时依实验情况照录，前面加“—”号。 （五）著录项目细则 文种依实际情况著录为命令、决定、指示、报告、通知、请示、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，前面加“：”号。 （五）著录项目细则 3. 密级与保管期限项 密级与保管期限内容，见图9-8。 （五）著录项目细则 4. 时间项 著录时间项应注意的问题，见图9-9。 时间一律用 8 位阿 拉伯数字表示，前 4 位 数字表示年度，第 5 至 6 位表示月，第 7 至 8 位表示日。理解文件形 成时间应注意四点，见 图9-10。 （五）著录项目细则 5. 载体类型与形态项 （1）载体类型。载体类型有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。 （2）数量及单位。数量用阿拉伯数字著录，单位用档案物质形态的统计单位进行著录，如“卷”、“页”、“张”、“册”、“盒”等，前面加“：”号。 （3）规格。规格是指档案载体的型号、尺寸等，著录时前面加“：”号。 （五）著录项目细则 6. 附注与提要项 附注与提要项的主要内容，见图9-11。 （五）著录项目细则 7. 排检与编号项 排检与编号项 是目录排检和档案 馆（室）业务注记 项。包括的内容见 图9-12。 二、档案标引工作 二、档案标引工作 （一）档案标引的质量指标 二、档案标引工作 1. 熟悉和掌握分类标引规则 档案分类标引依据的是《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》，所以，标引员必须熟悉和掌握这些内容，正确理解各类目的含义和范围，按专指性的要求把文件分入恰当的类目，并要根据档案的实际内容确定恰当的标引深度，保证标引的全面、准确。 二、档案标引工作 2. 分析档案主题 （1）主题的类型 主题的类型有两种，见图9-15。 二、档案标引工作 （2）主题因素 指构成主题的因素。主题因素主要有五种，见图9-16。 二、档案标引工作 3. 根据分析结果，给出分类号 根据分析结果，给出分类号 如多主题文件，先分解为单主题，然后分别赋予其分类号。给出的步骤，见图9-17。 二、档案标引工作 4. 审校。为确保标引的质量，在给出分类