某酒店集团办公系统信息管理制度.docVIP

协同办公系统信息管理制度 文件类型 制度文件 编制部门 行政部 文件编号 PG-PR-AD-0 版本号 1.0 编/修订次数 第1次 生效日期 2009年　月　日 .2 本制度的知晓部门/岗位为公司的所有部门、所有岗位。 1.0 机构与职责 1.1 OA系统管理机构 建立三级网络信息管理机构，实行层层负责、双向管理的体制。 分管领导：公司行政副总 具体负责与组织工作的人员：专项小组长、专项协调人员、专项技术人员 具体监督和执行操作的人员：各部门负责人、各部门OA系统协管员 1.2 分工职责 1.2.1 分管领导 为公司OA系统安全畅通和正常运行的第一责任人，负责指导专项小组的工作； 负责确定相关制度措施定案，并督促实施。 负责OA系统上线内容的最终把关。 1.2.2 专项协调人员 制定OA协同办公系统相关制度； 组织并部分承担公司人员相关的OA协同办公系统培训，提高全员保密意识和培养全员使用习惯； 督促公司具体操作人员严格执行OA协同办公系统相关制度和操作规程，并加强监督； 加强与各部门OA系统协管员的日常沟通，及时收集和反馈OA系统上线和使用期间发现的问题，并追踪解决。 1.2.3 专项技术人员 部分承担公司人员相关的OA协同办公系统培训； 负责OA协同办公系统用户账号的派发和用户权限的设置与管理； 负责OA协同办公系统模块与栏目设置变更操作的具体执行； 负责OA协同办公系统的日常其它维护。 1.2.4 各部门负责人 负责本部门OA协同办公系统管理的监督与控制。 1.2.5 各部门OA系统协管员（以下简称“协管员”） 熟练掌握系统操作方法，并负责指导本部门人员对系统的应用操作； 负责本部门人员系统用户账号、权限申请工作； 负责本部门的通知、公告、新闻消息等的发布与管理工作； 负责本部门规范、流程与表格在系统中的增加与变更工作； 负责本部门各类电子资料的整理与存档； 负责收集本部门人员在系统使用过程中遇到的问题、意见和建议，提交专项小组协调处理。 负责监督本部门人员对OA制度严格执行与落实。 2.0 OA系统用户帐号和权限管理办法 2.1 帐号管理 2.1.1 员工账号由其姓名、工号组成，初始密码由专项技术人员统一设置，员工在接到账号起用通知后，须在第一时间更改为自用密码，并注意保护。 2.1.2 各部门进行员工账号的申请创建与关闭，须由协管员填写《协同办公系统用户账号/权限变更申请单》，经部门负责人审核、主管领导审批后，由专项技术人员予以办理，并及时给申请部门协管员反馈。 2.1.3 若员工离职，人力资源部须第一时间通知专项技术人员，即时关闭该员工用户帐号，并协同审计部对该人员OA系统内容进行相关审计。 2.2 权限变更管理 2.2.1 员工的初始权限由专项技术人员按照该员工所在部门协管员提交的经部门负责人、主管领导审批后的《部门操作权限分配方案》进行初始设置。 2.2.2 如因员工岗位调动或职级晋升，产生权限变更的需求，须相关协管员填写《协同办公系统用户账号/权限变更申请单》，经部门负责人审核、主管领导审批后，由专项技术人员予以办理，并及时给申请部门协管员反馈。 2.3 帐号与权限变更流程 3.0 OA系统平台管理办法 3.1 系统平台 公司OA系统分为公司与部门两个平台，根据信息的重要程度和知晓范围，对两个平台的使用和管理进行权限控制，公司平台由专项小组进行维护与管理，部门平台由各部门协管员进行维护与管理。 3.2 部门提请新增或修订公司平台内容 3.2.1 审批流程新增与修订程序 各部门根据业务审批需求，绘制线上审批流程图、制作线上审批表单，由相关系统协管员提交《协同办公系统信息发布/修改申请单》。 相关系统协管员根据已审批通过的《协同办公系统信息发布/修改申请单》，首先更新线上审批流程图，然后在系统中修改审批流程。在修改审批流程前，应先将该流程状态设置为“禁用”，在修改完成后再恢复为“启用”。 3.3 部门信息程序 3.3.1 部门信息可以在系统中“通知公告”模块发布。 3.3.2 部门宣传与公告需要发布的部门信息，须部门协管员提交《协同办公系统信息发布/修改申请单》，按审批程序完成审批后，按照已审批通过的内容，录入和发布。各部门负责人须对发布内容的真实性与严谨性严格把关。 3.3.3 对于各部门职责范围内与工作相关的信息，包括会议通知、备忘录等，经各部门负责人确认具有普遍知晓意义，且不损害公司利益的，可由部门协管员直接录入和发布。 3.3.4 发布通知公告时，其格式与字体应符合公司要求。原则上2000字以内的，必须在系统内直接编辑，不采用上传附件的形式发布。超过2000字的，需在编辑框内录入并发布主要内容后，上传说细附件。