宴会会议各部接待流程 （p 20页).docVIP

宴会会议各部接待流程 一、市场销售部 1.会议接待程序： 　　营销部在获取客户有在酒店举办会议的意向信息后，应着手做以下工作： 　　1、及时与会务方负责人进行联络 　　(1)清楚了解会议性质(是否有重要嘉宾参加)及内容(包括：时间、人数、所需房间数、场地、形式及其他特殊要求等)； 　　(2)若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向陈总汇报情况，由陈总召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 　　(3)各种会议原则上由市场营销部负责，涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动由宴销部会同餐饮部、房务部、工程部等酒店涉及到的各部共同接洽承办。 　　(4)先准备好有关推销资料，如会议室价目表、各式数据表、会议宣传资料，餐饮各类菜谱，租用设备价目表、名片、洽谈记录单位等并按时与客户见面。 　　(3)带领客户参观会议场地及设施做好介绍性推销。 　　2、会议洽谈中 　　(1)根据预订要求，查阅《宴会会议预订表》； 　　(2)了解会议的性质议题、名称、时间、人数、举办单位、联系人、电话号码并准确地记录其要点。 　　(3)确定会场的地点、会议台型、会议议程，音响、灯光、投影LED屏、会场服务、项目，所需的横幅、会标、席位卡（需客人在场自己摆放）、告示牌（需特别注意：其各项内容必须准确无误，落实到每一个字）花草布置、签到台、会议鲜花、演讲台及鲜花，迎宾台等要求。 　　(4)确