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Hongshang Hongshang 档案管理程序 目 录 目的 1 适用范围 2 职责 3 程序 4 5 相关记录 为规范公司档案管理工作,有效地保密和利用档案，充分发挥档案在科研、生产、经营活动中的作用,制定本规定。 1 目的 目 录 目的 1 适用范围 2 职责 3 程序 4 5 相关记录 公司在各项经营活动中形成的、办理完毕，对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录均适用本规定。 2 适用范围 目 录 目的 1 适用范围 2 职责 3 程序 4 5 相关记录 总经办是公司档案管理的归口单位，对各部门资料积累、档案 形成有指导、监督、检查的权利； 各部门专（兼）职档案人员，负责本部门业务相关文件资料的 积累、整理，并按要求及时间向总经办移交资料； 各部门负责人对本部门业务相关文件资料的档案形成负审核、 确认职责。 3 职责 目 录 目的 1 适用范围 2 职责 3 程序 4 5 相关记录 4 程序 档案的移交、整理和保管 2 档案的利用 3 档案保密 5 档案的鉴定、销毁 4 档案的分类、归档及档案期限 1 4.1 档案的分类、归档及档案期限 归档时限 档案保存期限 永久、长期、短期三种， 长期为10年至30年， 短期为1年至5年。 归档管理 归档原则 归档要求 详细程序 档案分类 1 2 4 3 4.1.2 归档管理 纳入档案管理的文件资料应遵循文件的形成规律，按照业务流程顺序收纳、排列，保持文件之间的有机联系，建立必要的档案索引，便于保管和利用。 归档的文件材料以公司研发、生产、经营过程产生的文件为主、外来文件为辅进行归档。 归档的文件材料应齐全完整，破损件应予以修复； 归档的文件材料必须准确反映有关过程的真实内容和历史行为； 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律； 归档的文件材料，制作必须利于长期保存。 详细程序 归档原则 归档要求 在设计定型完成后，经整理，一个月内，交总经办归档 ； 在产品设计定型（鉴定）后，经整理，一个月内，交总经办归档； 在生产定型（工艺确认）后，经整理，一个月内，交总经办归档； 研发基础课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务结束或暂停、终止后，将应归档的文件材料按要求整理，一个月内，交总经办归档； 4.1.4 归档时限 详细程序 科研项目文件 规划产品 设计文件 产品生产 工艺文件 技术项目 须在次年3月31日前，将应归档的文件材料按要求整理，由各职能部门负责人审定后，交总经办归档； 设备使用管理部门应同采购部检查验收相关文件材料，并及时归档； 公司引进项目时，总经办对引进项目的资料及资源进行收集、整理并及归档； 收集获得的文件材料须按归档范围的规定及时交总经办归档。 4.1.4 归档时限 详细程序 因公外出 参观学习 考察 参加各类会议 管理工作 文件材料 新购生产设备 仪器 引进项目 公司各部门在向总经办移交各种文件资料时编制《归档材料文件清单》，一式两份，由部门或项目负责人签字核准后移交。 1.使用的书写材料、纸 张、装订材料等应符 合档案保护要求 2.档案卷宗成册形态 装订成册：左侧装订 不装订成册 3.档案文件排列、编号 4.定期对档案库藏档案 进行清理核对工作 1.专人管理，存放档案室保管 2.电磁介质档案的保管采用硬盘、磁盘双备份方式 3.定期对档案情况、库房安全及保密进行全面检查 4.防火、防潮、防霉、防虫、防尘、防盗等 详细程序 移交 整理 保管 4.2 档案的移交、整理和保管 科研项目定型前 详细程序 4.3 档案的利用 1 科研项目定型前里程碑节点的项目档案，作为项目过程真实纪录，在项目完结前档案室不提供查询、借阅、复制等业务。 2 科研项目定型后、规划产品研发完成、产品生产工艺文件编制完成，形成固定版本后移交总经办归档的项目档案，业务人员在办理相关签批手续后查档、借阅、复制；项目完结前，用于科研、生产的文档图纸，按质量体系受控管理。 3 任何人不得随意涂改、修订借阅的档案资料。确需变更时，应按有关的程序进行操作，并指定专人实施更改。 科研项目定型后 不得随意涂改、 修订借阅 复制、借阅 档案 详细程序 4.3 档案的利用 利用文书档案 外单位调阅 档案 4 复制、借阅档案应填写《档案资料使用登记表》， 若是申请本部门档案，经部门负责人签批后办理； 若是跨部门档案，还需归档部门负责人签批后办理； 若是商秘AAA档案，还需副总经理批准。 5 借阅人在利用所借的文书档案时，必须妥善保管，保持档案整洁完整，不得抽页、涂改或损伤档案