新修订某房地产公司档案管理(11页).doc

档案管理 一、总则 为加强档案的管理，建立完整的档案体系，提高档案管理水平，做好档案保密工作，充分发挥档案的作用，特制订本制度。 二、范围 1、本制度适用于公司档案的管理。 2、凡属公司经营管理过程过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于公司档案。 三、管理原则 1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。 2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。 四、档案分类 公司档案 管理部门 行政人事部负责文书档案、人事档案、经济合同、工程技术档案的管理。 财务部负责财务档案的管理。 客服部负责销售合同的管理。 六、行政人事部管理职责 1、制定或参与制定档案工作的规章制度。 2、对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。 3、做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。 4、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 指定专人负责档案管理工作。 财务部、客服部管理职责 财务部 制定财务档案管理制度。 2）对企业财务档案的归档工作进行管理。 客服部 制定销售合同管理制度。 对销售合同归档工作进行管理。 八、档案管理员管理职责 1、严格执行公司制定的档案管理制度。 2、负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作。 3、采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效。 4、做好档案的保密工作。 5、每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。 6、每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。 7、每月5日前分别与工程部、总工办核对项目各项技术变更归档资料。 九、文书档案管理规定 1、公司文书档案分为：红头文件、函件、通知、制度、工商资料、行政资料。 2、文书档案保管年限：长期 3、文书档案编号原则： 文书档案编号= 一级类目代号 + 二级类目代号 + 年度号 + 案卷号 案卷号以流水作业编号。 举例示意: 万——WL——14 —— 01 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┗━━━━ 案卷号： 01 ┃ ┃ ┗━━━━━━━ 年度号：2014年 ┃ ┗━━━━━━━━━━ 二级类目代号:某某项目 ┗━━━━━━━━━━━━━一级类目代号：某某公司 4、文书档案编目：文书档案目录编写以附件档案目录标准为依据，依次编写。 十、财务档案管理规定 财务档案管理依据财务部相关规定执行。 十一、人事档案管理规定 1、人事档案用于公司内部人员管理。 2、人事档案包括但不限于招聘登记表、简历、入职单、转正单、表彰文件、劳动合同、离职单、任职文件、奖惩文件、解除合同约定等员工资料。 3、人事档案由人事主管负责建立、保管。 4、保管期限：长期。 十二、销售合同管理规定 销售合同管理依据客服部相关规定执行。 十三、经济合同管理规定 1、经济合同包括但不限于所有对外经营购销房地产、合资、联建、联营、房屋租用、可行性研究报告、广告制作等业务合同；所有规划、设计、技术资料编印及征地拆迁安置协议，代征地、代拆迁、产权、产籍登记等业务合同；所有招、议标承发包工程施工合同、质检机构、监理机构委托合同及其它零星工程合同，材料设备购置等业务合同（协议）；“三通（五通、七通）一平”及市政配套设施接入合同（协议）；所有贷款融资、借款、信用担保等合同（协议）；所有行政、后勤保障以及上述范围以外需要签订的合同。 2、档案员根据档案分类进行编号、编目。 3、经济合同根据项目档案分类。 4、保管期限：长期。 十四、项目技术档案管理规定及分类 1.工程档案以项目为单位，按项目归档如：万wL---万+项目名称 2. 每个项目档案的分类为： 项目工程合同：万wLG2014-01 项目材料合同：万wLC2014-01 项目前期开发类：万wLQ2014-01 项目营销策划类：万wLY2014-01 分别按项目建立目录、保管。 保管期限：长期 十五、项目档案分类 参见《项目档案分类》 十六、档案归档 各部门档案资料应于档案形成后3个工作日归档。 合同类档案应于盖章后1个工作日归档。 经办人形成档案后由于个人原因未归档，须承担相关责任。 部门负责人对经办人档案资料归档负有指导、监督和管理责任。 十七、档案保管 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。 2、认真做好管理工作，定期