电子文档管理软件户使用指南.docVIP

系统登录 用户登录 进入系统后，出现“用户登录”对话框，如图1-1所示。在这时要输入操作员的“工号”和“密码”。通过“工号”和“密码”，系统可以识别操作员的身份、权限，身份和权限设置可在“单位设置”如图1-2所示中进行配置（注：只有是一级系统管理员才能进入单位设置）。 图1-1：用户登录 图1-2：单位设置及权限设置 1、新增部门 在单位设置（图1-2）中按下编辑部门即可进入（图1-2-1），输入部门编号（注：部门编号必须是以BM开头的6位字符串）和部门名称，再按下新增部门键，再按返回即可。 新增子部门应注意一点是部门编号的头三个字符串必须与对应的父部门头三个字符串是一样的。 图1-2-1：新增部门 2、修改或删除部门 选定要修改或删除的部门，按下编辑部门即可进入（图1-2-1），按资料修改或删除部门，再按返回即可。 3、新增用户 输入完工号和姓名后，再选取部门，按下增加用户键，即可。 4、修改或删除用户 选定要修改或删除的用户，按资料修改或删除用户，再按返回即可。 5、设置二级管理员 在单位设置（图1-2）的左面界面中用鼠标选定一个用户，再点击二级管理员键（图1-2-2），选取模块，再按下增加管理键，再按返回键即可选取的模块进行管理。 图1-2-2：设定二级管理员 6、强制修改密码 当用户不知道密码的情况下，一级管理员（SYSTEM）-2）中选定该用户后，按下强制修改密码键，输入一个密码即可。这样该用户可通过这个密码进入软件。 7、用户输入“工号”及“密码”后，按登入按钮，则系统进入电子文档管理软件主界面(如图1-3)，可以开始使用本软件了。 图1-3：主界面 用户信息设定 进入企业标准管理软件后，可看见在主界面。按“退出系统”按钮后退出企业标准管理软件。 说明：使用不同用户进入软件，所使用的权限是不一样的。 模块功能 一、要进入技术文档、管理文档、文书文档模块可在主界面菜单上选中数据中心，再按下变更模块，即可进入。如图1-4 图1-4: 模块功能 在模块功能中单击技术文档模块按键可进入如图1-5所示界面。本模块向用户提供了技术文档的信息，而且所有的文档编号在树导航中按照顺序排列，所以用户可以十分方便地检索、查阅到与具体工作相关的技术文档文件，根据自身实际情况参照、套用，并方便地进行修改、编辑，使用户的管理工作得以捷径方式符合要求。(注：只能是二级系统管理员才能对技术文档的信息进行修改、新增、删除、打印、上传技术电子文档) 图1-5：技术文档模块主界面 查看技术文档的电子版的内容： 根据技术文档模块主界面（图1-5），右面的树导航中选中文档编号，然后，单击正文按钮，即可查阅文档的电子版正文。 根据技术文档模块主界面（图1-5），按列表键即可显示所有技术文档或查询后的技术文档的基本信息（图1-5-1）。 技术文档的基本信息（图1-5-1） 新增技术文档的信息： 以二级系统管理员登录后，在技术文档模块界面中，点击文档管理，再点击新增一条记录，录入信息后，点击新增技术文档点击点击-5），左面上方单击条件查询按钮可进入(如图1-7) 图1-7：筛选主界面 例如要查询文档名称含有“机械”的所有文档。 操作步骤： 1、在条件值中选中文档名称，再在条件中选中包含，再到比较值中写入“机械”。(图1-7) 2、将所要查询的条件输入完后，再按添加键，然后按搜索键后，搜索后的结果都在技术文档模块主界面（图1-5）。 3、若将符合条件的技术文档返回到所有技术文档中去，可在技术文档模块主界面（图1-5），单击全部数据按钮，即可恢复。 新建文档框架的信息操作步骤 在技术文档模块界面-7：设置子类型 图1-8：新增子框架 打印标准文档的基本信息： 操作步骤： 1、二级管理员在技术文档模块主界面（图1-5）中，单击文档管理按钮，在右界面中选取列表菜单，即可在右界面看到（图1-9）,按下打印列表键，即可打技术文档基本信息。 注：若想打印符合相关条件的数据，同上电子文档的查询功能的查询方法进行查询后，按下打印列表键，再进行打印。（打印列表中还可以将打印数据转化为excel、pdf文件。） 打印技术文档的正式文件： 操作步骤： 当阅览某个技术文档的正文时，该界面的左上角有个打印键，按下此键即可。 说明：打印技术文档的正式文件只能是二级管理员。 图1-9 打印界面 二、在模块功能主界面中(如图1-4)中还有管理文档模块和文书文档模块。其具体操作功能跟技术文档模