管理邮箱1-检邮箱大小并清理.ppt

* * 如何进行操作？ 例如，也许您眼下很难找到您需要查看的邮件，因为您的邮箱中收到的邮件太多了。清理邮箱有助于提高工作效率。 * * 什么样的调查呢？ 您的电子邮件服务提供商可能有一个网站，此信息就发布在该网站上，您也可以咨询系统管理员、IT 部门或 ISP（Internet 服务提供商）。 * 例如失去功能：达到 90 MB 您可能会收到警告；达到 100 MB 您也许就不能再发送电子邮件；而达到 110 MB 您也许就无法再接收电子邮件。 接下来，我们会告诉您如何查看邮箱大小。 * * 如果您不愿意去记千字节、兆字节以及吉字节三者之间的关系，也不用担心。在本课程末尾所链接的“课程摘要卡”中含有换算信息。 * 除邮件大小以外，日历约会、联系人信息以及每个邮箱文件夹中的备注等各项的大小都会影响文件夹的总计大小。 既然您已初步了解了邮箱大小以及使邮箱变大的原因，下面就来了解几种快速清理邮箱的方法。 * * * * * * 这就是使用自动存档功能对邮件存档时发生的事情。 * * * * * * * * Microsoft? OfficeOutlook 2010基础培训 管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱 管理公司IT组： 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 课程内容 概述：制约邮箱大小 课程：您的邮箱是否变得太大？ 该课程包含一个建议任务列表 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 概述：制约邮箱大小 每周甚至每天您都会收到邮件，通知您需要缩减邮箱的大小吗？或者可能仅仅是因为邮箱如此混乱不堪而找不到所需要的信息。 电子邮件可以迅速地大量累积，而存储空间是有限的。现在也许该清理邮箱了。 本课程将告诉您如何从邮箱中删除邮件以降低邮箱总体大小。 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 课程目标 查看邮箱及其文件夹的大小。 了解使电子邮件变大的原因，查看所有邮件的大小。 设置一些简单的流程，并使用 Outlook 中固有的工具以防止电子邮件累积。 课程 您的邮箱是否变得太大？ 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 您的邮箱是否变得太大？ 塞得过满的邮箱可能可能导致问很多问题。 当您的邮箱达到一定大小时，某些电子邮件服务提供商或服务器管理员将不再允许您发送或接收电子邮件。 您或许会收到一则如下所示的警告。如果您收到了此类警告，或者您认为邮箱大小即将达到限制值，就该清理邮箱了。 即使没有超过限制值，清理膨胀的邮箱也有助于您优先了解重要信息。 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 邮箱变大是什么意思？ 如图所示邮箱由文件夹组成。 邮箱的大小取决于文件内容的大小和数量。 当您收发邮件、安排约会、添加联系人或创建任务时，这些文件夹逐渐被填满。于是您的邮箱也开始填满了。 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 如果将邮件存储在服务器上，邮箱大小限制通常由系统管理员设定。 大小限制可以有很大的不同，可以是从 1 兆字节 (MB) 到 2 GB，甚至更多。 要查明您的电子邮件的具体大小限制，您可能需要做一个小调查。 邮箱变大是什么意思？ 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 当邮箱达到其上限时，管理员可能会启动限制功能。 Outlook 也设置了一个限制值 20 GB，足以容纳很多电子邮件。 如果您的邮箱体积有了这么大，Outlook 就不会让您再加入任何数据。 解决方法？现在该清理了。 邮箱变大是什么意思？ 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 查看邮箱大小 若要迅速查出邮箱的大小，请使用导航窗格切换到“文件夹”视图，然后单击窗格底部的文件夹大小。 由于按文件夹显示大小，因此文件夹大小对话框成为了解邮箱大小以及特定文件夹所占空间大小的一种方便途径。 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 您将注意到尺寸单位以千字节(KB)显示。 幸好千字节、兆字节以及吉字节三者之间的关系很简单：1,024 千字节构成一兆字节，1,024 兆字节构成一吉字节。 如果系统管理员以兆字节论大小，该怎么做呢？ 查看邮箱大小 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 邮件可以使邮箱变大 因此，邮箱大小取决于其文件夹的大小。 按此逻辑可以充分断定，文件夹的大小取决于其中邮件的大小。 邮件大小因不同的组织和个人而存在差别。 邮件的平均大小大约是 30 KB。与邮箱类似，邮件大小限制由服务器级别的系统管理员设定。您无法在 Outlook 中更改邮箱大小。 管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱 查找大邮件 若要降低邮箱或邮箱中特定文件夹的整体大小，一种策略是阅读并回复邮件，然后根据邮件大小进行归档或删除。 您可以使用 Outlook 来监控每个邮件的大小。例如，可以按从大到小的顺序进行排序。若要查看邮箱