2016Time Management.ppt

案例-张主管的烦恼 现在是5月份的最后一周，采矿张主管打算在本周结束前完成下一月度开采计划。这是一项重要的工作，由于前三周一直比较忙，这项工作一直拖到现在，张主管决心在本周结束前务必完成这项工作！ 周一，矿山平台上爆破人手紧张，张主管到爆破现场去协助实施爆破作业 周二上午，挖机班反映挖掘机铲装地段遇到一泥土夹层，需排弃夹土或改变挖掘机作业地点，以保证石灰石的下井量，张工急忙赶去作业现场进行处理；下午，一名技术员来向张工请教专业问题，张主管耐心地为其讲解，并对玉树地震、校园暴力事件以及近期工厂的人事变动进行了评说； 周三，另一位工程师请病假，张主管一个人做两个人的事，不停地往返于采矿现场和办公室之间 周四上午，按照公司内审提出的整改要求，张主管将半年以来的文件进行了整理；下午，张主管被部门安全协调员找去参加部门安全例会； 周五上午，张主管终于坐到办公桌前，先打开Notes邮箱，将积攒了一周的一百多封邮件进行阅读，其中有二十多封需要回复的邮件，有几封邮件已经超过截止时间；中午，厂办通知，半小时以后将有一政府考察团要到厂区和矿山参观考察，需要张主管为客人讲解矿山情况。张主管送走了客人，还没来得吃午饭，矿山经理打电话来问开采计划的完成情况 回忆过去一周你完成的事情(生活、工作） 这些事件是否重要，是否是你计划的 最多不超过10件事情 普通人的时间安排 成功人士的时间安排 时间管理的正确涵义 时间管理：不是以“时间”为对象的管理，而是面对时间进行的“自我管理者管理”，重点在“人”，而不仅仅是“事”；重点是在“效能”，而不是仅仅是“效率”。 做正确的事－－目标与计划 短片：帕保罗和布鲁诺 讨论：帕保罗和布鲁诺对待梦想最大的不同是什么？ 什么是好的目标？ 正确地做事－－优先计划管理 判断练习 1、给客户送一份预测、报告等 2、优化一项不重要的流程、回复一些无关紧要的邮件、看新闻、和同事交谈等 3、要在半年内完成的一项重要项目 4、临时安排的会议、要同时提供各种数据、一个要马上解决的小问题等 5、完成自己的本职工作 6、参加工作/管理例会 7、检查工作进度 有效的时间管理 重要不紧急 要在一年内完成的一项重要项目 进行组织重组、多花时间跟家人在一起等 如何判断重要及紧急 重要: 是否能推动目标前进? 岗位职责要求 对业绩的影响: 组织, 部门,个人 紧急: 这件事现在不做行不行? 会不会产生严重影响? 改天再做可以吗? 与上级沟通确认 时间管理距阵 练习：时间管理优化 将自己制定的优先顺序和小组分享 小组成为给出建议，评价自我认定的优先顺序是否合理 小组在每次轮换中 聆听计划，记录意见 在计划者分享后，根据“如何判断重要紧急”进行反馈 轮换直到每位成员都完成分享 工作的“有效性” 为了实现我们的目标且更有效率，我们必须明确： 我们需要做什么？－－－我们什么时候做 提高效率 谢谢大家！ 为什么有那么多人每天非常忙碌，他们仍然感觉没有成就感，觉得做的没有价值的事情呢？有哪些人，现在正在做的==感觉应该做的、想做的，以及为未来结果做的？因为我们对现在所做的并不乐在其中或者说并没有感觉到价值所在；而对未做的事情又感到内疚。当我们意识到这种差距，内心起了挣扎和痛苦。 大家都有梦想吧？那么你们是如何对待你们的梦想的呢？我们来看一段短片。 Handouts 举例子 我们知道要把精力花在有意义的事上，哪些是有意义的事呢 handout 请大家将自己下一周的工作安排写在A4纸上。 将张主管的工作放到这个矩阵中来 Running望天安门跑 看短片：帕保罗和布鲁诺 如何做正确的事情？ 目标带给我们什么？什么是一个好的目标？个人目标与企业目标共赢；如何制定工作计划； 一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了，于是开会讨论，一致认为是笼子的高度过低。所以他们决定将笼子的高度由原来的 10米加高到20米。结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来，所以他们又决定再将高度加高到30米。没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面，于是管理员们大为紧张，决定一不做二不休，将笼子的高度加高到100米。一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊，“你们看，这些人会不会再继续加高你们的笼子？”长颈鹿问。“很难说。”袋鼠说∶“如果他们再继续忘记关门的话！”管理心得：事有“本末”、“轻重”、“缓急”，关门是本，加高笼子是末，舍本而逐末，当然就不得要领了。管理是什么？管理就是先分析事情的主要矛盾和次要矛盾，认清事情的“本末”、“轻重”、“缓急”，然后从重要的方面下手。 先自己做 发hand-out ，一次性发完所有 关于 “授权”的hand-out * 所有的建议仅作参考，你心中自有一把尺子。 * AB，举例