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编号：□□□□□□□ 可行性研究报告 项目名称： 体系文件管理系统 编写单位： 炼油事业部 2007.01.12 目 录 1 引言 2 1.1 编写目的 2 1.2 背景 3 1.3 体系文件管理计算机网络化的必要性 3 2 可行性研究的前提 4 2.1 需求 4 2.2 目标 4 3 所建议系统的可行性分析 5 3.1 所建议系统说明 5 3.2 所建议系统描述 5 3.2.1 系统软件架构 5 3.2.2 系统物理架构 6 3.2.3 系统功能描述 6 3.2.4 系统特点 7 3.2.4 系统应用情况概述 8 3.3 所建议系统评价 8 4 效益分析 9 4.1 管理效果 9 4.2 经济效益 9 5 结论 10 6 项目内容 10 6.1 交流 10 6.2 定制与二次开发 10 6.3 现场安装调试系统 10 6.4 应用培训 10 6.5 售后服务与验收 10 1 引言 1.1 编写目的 该报告对中国石化各分公司体系文件管理的计算机网络化的必要性和可行性进行了论证，报告呈交xx部门以及总公司有关领导审阅。 1.2 背景 系 统 名 称：一体化体系文件管理系统。 项目提出单位：炼油事业部。 项目开发单位：深圳市银易科技有限公司。 项目主要用户：中国石化各分公司 1.3 体系文件管理计算机网络化的必要性 目前中国石化各分公司已普遍贯标，各分公司不断利用ISO9000标准的方法和理念，强调以顾客为关注焦点，以过程方法、管理的系统方法和基于事实的决策方法为手段，应用统计技术工具指导生产，减少产品不合格机会和风险，提高产品质量水平，改善销售机制，大大增强了市场竞争能力。绝大多数企业通过几年的体系运行，始终遵循持续改进的质量方针，通过内审、管理评审等方式，在技术上、管理上、体系上不断寻找改进的机会，提升企业整体管理水平，解决了工作、生产中许多实际问题。 文件是整个企业活动的依据，企业行为的准绳，是企业管理的基础。任何一个体系都是基于企业一系列可作为依据的文件和资料（如文件、表格、图纸等）来实现的，所以文件资料管理的好坏，对体系的有效运行都尤为重要。 体系管理中从安排工作开始需要有年度计划、工作计划；执行操作要有操作规程；指导工作有工作标准、产品标准、试验方法、工艺卡片；考核工作要有检验计划、检查规定等等，都离不开文件。 若企业文件资料控制不好，生产上得不到有效适宜的操作手册、工艺变更通知单下发不及时、工艺检验计划安排不合理、产品试验方法、产品标准过期等都会给企业生产、质量和效益造成极大的影响。 按照ISO9000标准的要求，文件控制主要包括对其编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行管理，确保文件制定的有效性、充分性和适宜性，确保文件的使用处获的适宜文件，确保文件的状态受控和保证外来文件的适当采用及使用等等。为此，企业花费了大量的精力进行文件清理、归类、修订、建帐等工作，并建立了一套完整、全面的文件管理制度。这套制度的执行，给企业的文件管理带来了新的突破，消除了过去常见的该要的文件没有、该存的记录没存、有效文件和作废文件并存、使用混乱，做事找不到依据等许多不良现象，文件得到了有效控制，为文件能够有效执行起到了保障。但随着制度的加强，管理程序相应就变得繁琐，在实际执行过程中也暴露出一些问题，主要表现为： 企业贯标后，文件管理流程大致经过文件的送审核、会审、批准、印刷、盖受控章、分发号等标识、填写发文登记、收文登记、受控文件清单或质量记录清单、转发等过程，表格填写工作量大，管理手续多，差错率高； 文件管理流转环节多、传递速度慢，文件往往制订好后要等待数月才能发放到使用者手中执行，时效性差，特别是体系整合后，这种情况尤为突出； 文件的修改、作废麻烦，造成文件主管部门不愿修改和作废文件，文件的适宜性得不到保证； 文件管理花费大量的人力、物力，成本高。 因此，为解决以上问题，开发一套符合体系文件管理要求，适合中国石化各分公司日常文件管理需要的文件管理系统，使文件通过计算机网络进行管理，利用计算机代替人工劳动，实现文件快速、高效、准确流转、利用，提高管理效率、降低人力、物力消耗，是当务之急。 2 可行性研究的前提 2.1 需求 体系文件计算机网络化管理就是利用企业内部计算机信息网络已经健全的系统优势，严格按照体系文件资料管理的要求，设计和开发网络体系文件管理系统，对体系（包括ISO9000、HSE、计量、内控等所有体系）文件管理的起草、审批、发放、更改、再次批准、作废和回收等环节进行有效控制，使文件管理从人工化转变为程序化、网络化、自动化。 2.2 目标 模拟手工文件管理的工作