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记录控制程序培训教材 合同要求 记录的分类 * * 记录控制程序培训教材 × × × ×有限公司 2014.07.01 记录的作用 对管理体系要求的记录予以控制； 提供符合要求的证据； 提供质量管理体系有效运行的证据 记录的范围 为证明产品和质量管理体系规定的质量记录和运行记录的控制 来自供方的有关记录 电子媒体记录 其他形式的记录 记录的类型 格式记录 自由记录/记录清单中无编号的 记录的作用、范围和类型 记录控制的职责 企管部 各部门 ▼ 负责记录的归口管理 ▼ 新记录表格的批准及备案和发放 ▼ 负责本部门记录的收藏、标识、贮存、保护、检索、归档和处置 ▼ 汇总填写全公司的《质量记录清单》 标识 记录表格的标识 名称 编号：部门代号-涉及程序文件的编号-表格编号 内容 记录的使用标识 记录序号 使用者/日期 审查者/日期 类型等 记录的标识 ★ 记录表格 部门设计，企管部批准备案后方可使用，表格编号不得重复； 商定期间，提供记录给顾客或其代表查阅的应向管理者代表报告并通知主 管领导和有关保管人 不能填写的项目，应说明理由，并用单杠划去 记录填写 及时、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改 可追溯至相关的活动、产品或服务 其 他 在控制原则不变的情况下，以电脑等先进形式进行记录 记录的填写 记录填写的要求 ????真实：反映客观事实、没有虚假成分； ????准确：数据准确、语言准确、使用法定计量单位准确、 标点符号准确、填写栏目内容准确； ???及时：在过程中记录，或事后及时记录，不能靠回忆来补记录。 不同的记录应有不同的保存期限； 可追溯性要求、顾客要求 数据分析的需要、产品责任 为评审（内/外）提供证据的要求法规要求等 a) 影响因素 需要的最短期限加一个保险期（月/季/年） b) 确定规则 记录的保存 保存期限确定原则： 记录的保存 3年 生产记录 3年 改进记录 3年 采购记录 3年 数据分析记录 3年 与顾客有关过程的记录 3年 不合格品控制记录 3年 供方管理记录 3年 产品监视和测量记录 设施报废之后永久 基础设施记录 3年 过程监视和测量记录 长期 人力资源记录 3年 内审记录 3年 管理评审记录 3年 顾客满意度管理记录 3年 记录管理记录 装置报废之后永久 监视与测量设备管理记录 3年 文件管理记录 保存期限 记录类型 保存期限 记录类型 记录的保存期限（《质量记录清单》中有详细规定） 依日期或顾客顺序整理 保存的环境 记录的归档 记录的销毁 通风、干燥 每年1月上旬进行上一年度的记录总结后归档 超过规定保存期的记录，由主管人批准后销毁并保存销毁记录 所有记录应保持清洁、完整、标识明确便于检索和查阅；保管便于存、取和使用，防止损坏、变质和丢失 记录的保存 文件是活动的依据；记录是活动的证据。 文件和记录的区别 文件指导活动；记录证实活动。 文件允许修改；记录不允许擅自修改。 文件产生在活动之前；记录产生在活动之中或活动之后