PMC1001订单管理规定.docVIP

批准记录Approval Record 部门 FUNCTION 签名 SIGNATURE 日期 DATE 拟制PREPARED BY 综合部 2015-10-12 标准化STANDARDIZED BY 综合部 2015-10-12 批准APPROVAL 总经理 2015-10-12 文件修订记录 Revision Record 版本号 Version No 修改内容及理由 Change and Reason 修订审批人 Approval 生效日期 Effective Date V2.0 新制定 2011-05-20 V2.1 加入MS系统部分 2012-3-1 V2.2 增加订单调整的处理流程 2015-10-15 1．目的 制定订单处理管理规定，为客户订单管理控制提供指导依据。 2．适用范围 适用于对客户订单的控制管理。 　 3．权责 3.1计划部 3.1.1计划文员负责订单的接收、审核、回复交期、系统录入；与客户沟通，交货期管理；输外购产品的入出库账、在MS系统里输入自产产品入出库数据、管理入出库单据、送货单的打印。 3.1.2销售计划员负责计划下达、交期的确认，周转量、预测计划管理。 3.1.3采购员负责制定原材料及外购产品的订购计划、采购、跟进；参与订单评审；物料控制；管理原材料账。 3.1.4仓库负责产成品的收发、保管并按送货单配送发货；原材料的收发、保管。 3.2技术部、品管部负责参与对自产产品的订单技术、品质满足能力的评审及特殊订单评审表内容的系统数据录入。 3.3生产部负责参与对自产产品的交期评审、生产并按期入库。 4．管理要求 4.1订单接收流程 4.1.1工作流程 流程 完成时限 责任人 相关表单 客户下达订单 客户/销售代表 订单（传真/电邮/电话） 查收订单 每隔半小时 计划文员 查询订单 必要时 内部转发订单 半个工作日 4.1.2管理要求 ① 当客户订单不清晰时，应通知客户重新发送。 ② 当客户将其它非我司订单错发至我司时，应及时告知客户。 ③ 当客户告知已下达订单，而我司暂未收到时，应及时与客户沟通，请客户重新发送。客户电话下达订单时，应做好记录并与客户复核无误，同时请客户事后补下书面订单。 当遇到无法正常接收客户订单时，应按客户下单规律及时主动询问客户订单下达情况。 收到订单应打印出来交销售计划员并签收。 4.2订单审核流程 4.2.1工作流程 流程 完成时限 责任人 相关表单 客户付款状况归类 接收订单前 计划文员 回款统计表/欠款报告 审核物料编码/产品型号 接到订单半个工作日内 订单/编码型号对照表 审核单价 单价汇总表 审核付款方式 交易明细表 付款不良告知客户 客户欠款报告表 将订单信息录入MS系统 初步审核交期是否正常 正常交期直接回复客户 周转量/即时库存/在途量 订单评审 一个工作日 周转量/即时库存/在途量/生产能力 交期内部沟通确认 交期回复客户 即时 确认客户已收到回复 4.2.2管理要求 客户付款不良时，按《货款管理规定》在未接到财务部恢复交易通知之前，直接告知客户“本公司规定必须收到原到期货款后方能执行新订单”。客户接受此条款方能接受订单。在原到期货款未支付时，应征得市场部主管及总经理同意才能接受订单。 ② 正常交期指：常规产品生产周期内或已备周转量。 ③ 除非紧急订单，原则上应采取上下午集中向采购下达订购申请、生产部下达生产计划。 ④ 非正常交期时，应先告知客户正在协调交期，同时征询客户意见能否推迟或分批交货。 ⑤ 当不能接受客户订单时，应如实告知客户，并建议适当的解决方法。 ⑥ 当客户提出变更双方已正式签约的订单时，同样按此流程办理。已投产或备好的客户专用产品，应设法让客户按原订单使用完毕，以减少公司损失。 ⑦ 订单评审在各部门流传时，需附订单原件时，计划部应将订单价格、金额隐去或覆盖才可将订单流传，避免泄露。 4.3贸易产品订购申请下达流程 4.3.1工作流程 流程 完成时限 责任人 相关表单 提出申请 订单回复同时 销售计划员 订购申请反馈表 追踪反馈 一个工作日内 销售计划员/采购员 与客户协调交期/数量 一个工作日内 销售计划员/计划部主管/总经理 交期延误通知单 内部协调交期 交期变更通知单 与客户修正交期/数量 4.3.2管理要求 ① 销售计划员在下达订购申请前，要核对库存、前期周转量。如有库存或需冲减前期周转量，则无需下达，只需通知出货或下达催交单即可。 销售计划员在下达订购申请时，应将正式合同与周转量分开。 当反馈的实际交期不能满足客户要求时，应与客户充分协调（