【精品】采购管理手册.docVIP

第一章 采购手册的编定目的 采购手册的编订目的 为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的商品或服务，特制订本手册。 采购的定义 采购的定义 企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。 适用范围 适用范围 进口/国产油墨类 感光材料类 机械设备类 溶剂类 其他辅助类产品 印花类 第四章 采购政策 一．采购政策 1．本公司商品供应采用集中采购制度。 2．本公司商品采购计划系根据门店商品需求计划而拟订。 3．本公司对储备商品采用预购备用方式采购，对非储备商品采用现用现购方式采购。 4．本公司采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务。 5．本公司采购得经由供应商或制造商以询价、比价、议价方式办理。 6．每一购案之供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定两家或两家以上询价为原则。 7．本公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜，及订约有效期限之长短，应以与本公司最有利之因素考虑。 8．本公司对商品采购应加强计划与预算之功能，以增进效率，降低成本。 9．本公司对商品采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商之依据。 10．本公司对商品采购工作之进行，应实施独立之追踪制度，以增进工作效能。 11．本公司对商品采购过程应保持完整之记录，以供充分参考运用。 二．采购政策之评估与修订 采购政策之评估作业，应先依据公司现行的采购政策，对各采购项目的供应来源展开研究，并列出其优、缺点；其次再以“采购项目”为主，针对每一个项目的采购政策，予以检讨修正，进而消除现有政策对采购项目所既存的缺点。在检讨修正采购政策时，同时应以业种别、厂商别及零件别为基准，进行检讨其影响购入成本的变动因素，例如：目前及日后的经济动向市场变化等因素，加以思考分析，才决定是独家采购，还是多家分散采购或一般性订购方式，以使购买政策具有高度弹性。 在评估采购政策时，可使用下列检核项目，进行检讨： 1．采购政策是否具有可配合市场、经济动向或其交易内容变异之弹性？ 2．中、长期或年度的采购执行方式是否明确？ 3．在执行订货前，是否已检讨集中及分散采购等方法的优缺点？ 4．交易形态能否适切的运用，以降低采购成本？ 5．改变订货量对于采购成本会有影响吗？ 6．是否对供应商进行评鉴？ 7．是否依供应商评鉴结果进行订货？ 8．是否积极的辅导或培育协力厂？ 9．对协力厂的辅导成果是否反映在采购成本上？ 第五章 采购制度 采购制度 采购制度系指企业对采购工作之管理。依据企业的规模、地理条件、产品种类等采取中央集权方式的“集中制”，或是地方分权方式的“分散制”，或是兼分权与集权的混合方式的“混合制”。 一．集中制 将采购工作集中一个部门办理，做到极点时，总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权责。 （一）优点 1．集中采购可使数量增加，提高对卖方的谈判力量，较易获得价格折让与良好服务。 2．只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。 3．采购功能集中，减少人力浪费；便利人才培养与训练；推行分工专业性，使采购作业成本降低，效率提升。 4．建立各部门共同物料的标准规格，可以简化种类，互通有无，亦可节省检验工作时间。 5．可以统筹规划供需数量，避免各自为政，产生过多存货，各部门过剩物资，亦可相互转用。 （二）缺点 1．采购流程过长，延误时效；零星、地域性及紧急采购状况难以适应。 2．非共同性物料集中采购，并无数量折扣利益。 3．采购与使用单位分离，采购绩效较差。例如规格确认，物品转运等费事耗时。 （三）使用状况 1．企业产销规模不大，采购量值小，全公司只要一个采购单位来办理，即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。 2．企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜之必要。或部门与需用部门虽非同处一地，但因距离亦非遥远，通信工具相当便捷，采购工作集中由一单位办理，尚不至于影响需求时效。 3．企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量制价”的效果。 二．分散制 将采购工作分散给各需用部门分别办理。此一种制度通常使用于企业规模较大，工厂分散与较广区域的企业。此类企业，若采用集中制，则容易产生采购上的迟延，且不易应付紧急需要，而购用部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。 除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工厂，在生产设备、贮藏设备、社区的经济责任等，具有独特的差异性时，亦以采用分散制较为适宜。 三．混合制 兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性物料，采购金额较大者，或进口品等，均集中由总公司采购部办理；小