会议召集.docVIP

在日常生活、学习和工作中，我们的工作安排、约会、会议等活动非常多，如何利用电脑，更高效地设置约会时间、并作自动提醒，同时向与会者发出会议请求，是一件很有意义的工作。 Microsoft公司Office XP中的Outlook则提供了用于安排约会、会议以及各种事件等等的功能。在Outlook中，我们可以创建一个会议，并选择好会议时间。当会议的召集者安排会议时，召集者可以查看会议所涉及到的人员及资源的闲/忙时间等信息，从而找出共同的空闲时间召开会议，然后通过电子邮件向各个与会者发出邀请。被邀请的与会者可以发出对会议邀请的答复，可以接收也可以拒绝。之后召集者还可以查看并统计各个与会者的响应，这样组织会议将会变得非常方便。 会议召集功能使用简要说明： 一、会议时间的安排与提醒 要组织会议，我们必须先创建一个会议，然后还可以为会议设置“提醒”功能，提示用户开会或做给他们下达任务。 1.开始会议 　　选择“开始”→“程序”→Microsoft Outlook，启动Outlook。再选择“文件”→“新建”→“会议要求”或按下Ctrl+Shift+Q快捷键打开如下图所示窗口： 图1： 2.设置会议主题和地址 　　我们可以在“主题”文本框中输入约会的主要说明，如“每周例会”，然后在“地点”文本框中输入约会的地点，如“会议室”。 3.设置起始时间 　　接着，我们可以在“开始时间”和“结束时间”右侧的日期和时间列表框中，选择或者直接输入会议的开始和结束时间。 　　如本次会议从2010年11月6日晚上6：30开始到2010年11月6日晚上8：00结束，历时一个半小时。大家可以单击“开始时间”和“结束时间”后的日期和时间按钮进行选择，也可以直接输入。 4.输入会议概要 　　接着，在窗口的最下方输入会议概要，如“兹定于11月6日下午召开每周例会，请大家带好自己上周的工作小结，到时小组讨论发言。”之类的。 5.设置提醒时间 　　因为会议一般不能够缺席，所以我们在上图窗口中勾选“提醒”复选框，并在“提前”文本框中设定提醒的合适时间，如上图，本例为提前30分钟。如果大家愿意，也可以单击旁边的一个小铃铛按钮，然后设置提醒声音（如下图2）。 二、会议资料的发放与人员邀请（文档的Email群组发放与快速打印） 1.添加邀请人员 　　因为召开会议必然要涉及到的人员和资源，所以我们单击图1中“收件人”处，然后在后面直接输入与会者的Mail地址。也可以单击“收件人”按钮，再在打开的如下图所示的窗口中选择人员。 图3： 在如上图所示的“选择与会者及资源”对话框中添加与会者时，值得注意的是，如果某人员被添加到“必选”框，那么他们是必须参加的；如果是在“可选框”，则这些与会者出席与否无关紧要，通知到他们即可。 2.插入附件 　　如果我们的会议有附件发放，则可以单击工具栏上的曲别针按钮，再在打开的窗口中选中添加文件（如下图），添加的文件将会作为附件发送给上述的与会者。 图4： 3.设置重要级 　　单击工具栏上的安全级别按钮，可以设置该会议的级别，如高优先级、低优先级等。凡是被标为高优先级的会议，与会者收到会议请求后，将会在前面出现一个红色的惊叹号。 4.发送会议请求 　　一切完成后，单击图4窗口中工具栏上的“发送”按钮即可把会议请求发送给各位与会者。 三、处理会议邀请 　　当会议的组织者通过上述操作向与会者发出会议邀请后，即可等待与会者的响应。而与会者接到要求参加会议的电子邮件通知后，根据自己的实际情况对会议作出响应，例如“接受”或者“拒绝”等：双击打开会议邀请邮件。在该会议窗口，单击“答复发件人”或“全部答复”按钮，在打开的相应对话框中按照实际情况填写自己是否参加会议，然后单击“发送”按钮，将该答复发回发件人。 友情提醒： 　　如果你认为可以参加会议，并要设置自动接受会议并处理取消通知，还可以通过下面的技巧来设置处理会议邀请的过程：在Outlook中，选择“工具”→“选项”命令，在“选项”对话框中，单击“首选参数”标签，并单击“日历选项”按钮（如下图5）。 图5： 　　在打开如下图6所示的“日历选项”对话框中，单击“高级选项”选项组中的“资源调度”按钮，弹出“资源调度”对话框，如图7所示。在该对话框中，单击“自动接受会议要求并处理取消通知”复选框（当然，如果你确实很忙，也有必要勾选“自动谢绝冲突的会议要求”和“自动谢绝重复的会议要求”复选框。），单击“确定”按钮，完成参加会议的设置。 图6： 图7： 　　通过这样设置后，在发送会议安排时，将自动按照“联系人”的电子邮件地址发送出去。 四、修改或取消会议 1.修改会议 　　会议组织者在发送会议要求，并收到与会者的反馈后，也可以视实际情况修改或取消此次会议：先单击Outlook左边列表中的“日历”