对外会议工作安排.docVIP

（对外）会议规范 一、会议活动组织? 1. 确定会议的主题、时间、地点、与会人员，形成会议筹备小组，制订会议筹备方案。 2. 筹备工作 1）?确认会议日期和会议日程安排。 2）?发出会议邀请：会议开始前2周将会议邀请发送给每一位受邀者，并要求其给予书面回复确认是否准时参加以及有无特殊要求等。会议邀请应至少包含：会议主题、时间、地点（含行车路线）、日程安排、接待人联系方式等。 ?3）?确定会场布置方案，罗列所需设备器材等信息，并安排具体人员负责准备。在会议开始前1天，按预定方案布置会场，调试设备。 ?4）?安排专人准备会议所需的书面材料。既要全面，同时也要避免浪费。 ?5）?制订应急预案。 ?6）?提前了解与会人员信息，安排专人负责与会人员联系，保障所有与会人员安全准时的参加会议。 3. 会场布置? 1）桌椅摆放，特别嘉宾摆放桌牌，纸笔，确保会议秩序。? 2）准备茶水、果盘等。? 3）悬挂横幅，摆放海报、易拉宝等?。 3）会场投影音响设备调试。 4. 整理资料? 1）根据需要，收集与会议所议项目有关的信息和资料。如果太长、太多，将其要点摘录出来。? 2）会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。 5. 会中服务? 1）会场负责人应在会议前20分钟到岗，对服务工作及程序向会议接待人员作出明确的分工，讲明注意事项，然后对会议要求事