EXCEL跨表引用存在的問题及解决方法.docVIP

EXCEL跨表引用存在的问题及解决方法 电子表格软件EXCEL作为一款为大家所熟悉的软件，有其强大的功能，能够处理数据、排序、筛选、汇总，深受审计人员喜爱，尤其它的跨表引用功能，能够实现多表关联计算、分析，在审计工作中非常有用，但是跨表引用过程中存在一些问题，需要大家注意。笔者以自己在通过不同年度的财政报表计算平均增长率等指标的实例，来和大家交流遇到的问题和解决方案。 一、跨表进行计算。以计算某省财政收入的平均增长率来举例，在计算过程中，需要原始表A省决算表2008和A省决算表2010，取得2008年财政收入数和2010年财政收入数，2008年－2010年的平均增长率=SQRT(2010年财政收入/2008年财政收入)-1。操作步骤是：首先将需要原始表A省决算表2008和A省决算表2010打开后，然后在需要计算的表列输入“=SQRT(/)-1”,然后把光标放在“/”前，点击表A省决算表2010，选择该地区对应的财政收入单元格，回计算表，把光标放在“/”后，点击表A省决算表2008，选择该地区对应的财政收入单元格，回车，则得到公式“=SQRT([A省决算表2010.xls]J08!$B$8/[A省决算表2008.xls] J08!$B$8)-1”，计算出第一个地区的结果。如图一所示。 图一 跨表使用函数进行计算 二、填充单元格出现问题。把鼠标移动到计算好的单元格上，鼠标变成黑色小十字时候，双击，能够利用EXCEL的自动填充功能，将整列各个地区的财政收入平均增长率全部计算出来。操作后，发现整列的数值都和刚才计算好的单元格相等，把鼠标放到此列每一个单元格，发现公式都是“=SQRT([A省决算表2010.xls]J08!$B$8/[A省决算表2008.xls]J08!$B$8) -1”，相应的单元格绝对引用了$B$8，没有随着列的改变而自动填充，原来是在跨表选取单元格的时候，系统默认了绝对引用。如图二所示： 图二 跨表引用单元格默认绝对引用 三、解决绝对引用问题 系统默认绝对引用后，公式不能自动填充，就无法快捷的实现所有地区计算，这种情况，需要将绝对引用改为相对引用，即可通过自动填充功能，自动计算所有地区的数值。选中整个公式，按下F4键，公式内容变为“=SQRT([A省决算表2010.xls]J08!B$8/[A省决算表2008.xls]J08!B$8)-1”，表示对行进行绝对引用，列相对引用。第二次按下F4键，公式内容变为=“SQRT([A省决算表2010.xls]J08!$B8/[A省决算表2008.xls]J08!$B8)-1”，表示对行进行相对引用，对列进行绝对引用。 第三次按下F4键，公式变成=SQRT([A省决算表2010.xls]J08!B8/[A省决算表2008.xls]J08!B8)-1，即对单元格行列均进行相对引用，问题就解决了。如图三所示。 图三 将绝对引用改为相对引用进行计算 四、利用“选择性粘贴”，完成工作。由于在操作过程中，跨表引用了单元格，所以当文件被移动后，找不到引用的源文件后，此列计算出的数值容易发生变化。此时可以对新计算出来的数据列进行复制，然后在新一列上，点击鼠标右键，“选择性粘贴”，选择数值，粘贴所得到的列，就是需要计算出来的数据，它不会随着文件物理位置的变化而变化了，将原有列隐藏或删除，计算工作完成。 姜兴国