2014湖北经济学院档案管理办法.docVIP

湖北经济学院档案管理办法 第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等,结合本校实际，制定本办法。　　第二条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政以及其他活动中直接形成的、对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。　　第三条 档案工作是学校建设的重要基础工作之一，学校把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。　　第四条 学校严格实行部门立卷制度，做到“三纳入”“四同步”：即纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收工作时，布置、检查、总结、验收档案工作。　　第五条 学校档案部门与全校专兼职档案工作人员须严格执行《档案法》的有关规定，严守档案秘密，确保学校档案实体和档案信息机密的安全。 第二章 体制与任务 　　第六条 学校的档案工作由校长具体分管，并成立湖北经济学院档案工作委员会。　　第七条 学校各单位的档案工作由各单位的分管领导负责，并配备一名专（兼）职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。　　第八条 校档案馆的基本任务。　　一、贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法令和规定；　　二、制定、实施全校档案工作规章制度，指导本校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查；　　三、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；　　四、编制各类档案检索工具及参考资料，积极开展档案的开发和利用；　　五、建立和健全学校档案工作网络，负责对全校档案工作人员的培训；　　六、开展档案学术研究和交流活动；　　七、开展档案的宣传工作和利用者教育工作；　　八、遵守党和国家的保密制度，严守机密确保档案安全；　　九、采用先进的科学技术，逐步实现档案管理现代化；　　 十、完成学校领导及上级业务主管部门交办的各项工作任务。　　第九条 全校档案员工作职责。　　一、贯彻执行学校档案工作的政策和规定；　　二、负责制定本单位档案工作计划，并组织实施；　　三、参加档案业务培训并负责本单位各类材料的立卷归档工作；　　四、负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密，并按有关规定向档案馆移交档案。 第三章 档案的接收 　　 第十条 学校档案的收集范围，按《学院档案实体分类方案》、《学院部门档案立卷归档范围和保管期限规定》执行。　　第十一条 学校各部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门负责整理立卷，并经本部门负责人审查合格后向档案馆移交。　　第十二条 档案馆接收的档案应符合《高等学校档案工作规范》的有关案卷质量标准的规定与要求。　　第十三条 学校对科研课题，基建工程、仪器设备进行鉴定，验收时应有档案馆工作人员参加。并由档案人员会同有关部门对应归档的文件材料审查加以接收。　　第十四条 归档要求。　　一、接收档案必须履行手续，立卷人必须按自然规律加以系统整理编排件号、页号，填写卷内目录一式两份，经本部门领导审核签字装订后向学校档案馆移交并履行移交手续。　　二、凡归档的文件材料（包括纸质、照片、录像带等各种载体形式）应完整、准确、系统，要按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，划定密级，分类整理、立卷。　　三、案卷标题要简明确切，文字工整清晰。　　四、案卷内不得有订书钉之类的金属物，不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔等易退色的字迹（包括领导的签批），不得用复写纸书写（财务凭证除外）。　　第十五条 归档时间。　　一、党政、财务按公元年度归档的部门在次年五月底前归档。　　二、教学类和按学年度归档的材料在当年寒假前归档。　　三、科研、基础项目，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。　　四、会议文件、外事活动及声像类档案，根据情况随时交接归档。　　五、随时接收上级领导指定应接收的档案。 第四章 档案管理 第十六条 校档案馆是永久保存学校档案的基地。为了确保档案安全，学校应为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的库房；存放声像、照片等特殊载体的档案应设有专门库房并配置恒温、恒湿设备。　　第十七条 档案馆接收档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。　　第十八条 严格执行安全和保密制度。建立定期检查库房和设备制度并做好记录，对破损和字迹模糊变质的档案应及时修补和复制。　　第十九条 认真执行档案查借制度，严格履行查、借、复印的审批手续。　　第二十条 对已归档的档案材料需要补充或更改的，必须经负责人审查核准后方可进行，并在卷内备考表中作必