浅谈电子文件之风险管理.docVIP

浅谈电子文件之风险管理 　　摘 要 以新乡市凌志电梯贸易有限公司的电子文件为实例进行有关风险方面的考察，从电子文件风险因素、风险问题、风险管理必要性及动因、风险评估及具体的改进方法等几个方面入手，运用以小见大、理论结合实际的分析手段，提出自己的认识，探究电子文件风险管理。 　　关键词 电子文件 风险管理 实例分析 　　中图分类号：F272.93 文献标识码：A 　　Discussion on Risk Management of Electronic Documents 　　——Taking Henan Xinxiang Lingzhi Elevator Company， For Example 　　JIN Fan， YANG Qi 　　（Department of Information Management， Zhengzhou University， Zhengzhou， Henan 450001） 　　Abstract Taking Xinxiang Lingzhi elevator trade co.， LTD. Electronic files for instance about the risks， risk factors， risk from the electronic file problem necessity and motivation of risk assessment and risk management specific improvement methods and so on several aspects to obtain， by means of view theory combined with the actual analysis， put forward his own understanding， to explore the risk management of electronic documents. 　　Key words electronic documents； risk management； instance analysis 　　近年来，电子文件管理成为国内外研究的热点项目，且电子文件管理理论与应用日趋成熟。然而由于电子文件管理的普遍性与特殊性，在现实应用中可能造成导致各种风险问题的出现，使得电子文件的完整性、可靠性、通用性、及时性、准确性受到破坏。因此迫切需要在电子文件管理中引入风险管理。此外随着风险管理的研究范围不断扩展，且不断进入信息安全领域，风险管理最终会成为电子文件管理的重要管理机制。目前国内的学者更关注电子文件风险管理的理论研究，而笔者以实地调查的角度，来查考风险理论与实际的结合。本次即以新乡市凌志电梯公司的电子文件为对象进行实地考察，对其风险管理剖析评估、提出建设性意见。 　　1 风险因素 　　电子文件发生风险的种类各式各样，这决定了风险出现的成因的多样性。对于成因因素的探究我们应该运用逆向思维的逻辑。一般风险因素是指导致风险存在的外在原因，按来源划分为自然因素、社会因素和人为因素三方面。① 　　显然，社会因素、人为因素造成的风险影响最严重。首先，整个社会对电子文件风险管理还缺乏系统的认识与良好的标准化的管理措施，其次，公司规模较小，企业资金无法提供建立完善全面的电子档案信息管理系统，信息管理设备及相关技术相对滞后。另外，少许人员档案管理意识淡薄，管理人员不足，整个公司电子文件管理者仅有四位，其中具有档案专业技能的工作人员更是只有一位。而自然因素对其电子文件造成的风险最小，地处中原，气候适宜，自然灾害较少。 　　从电子文件管理流程来看在管理中出现风险的成因。数字环境下文件管理的最大特征是以数码化的信息作为处理对象，对传统文件管理流程进行重新整合，各业务流程之间的界限将变得模糊。电子文件的管理流程由文件的产生、对文件的编号、登记、归档、鉴定、著录、整理、存储备份、统计、提供利用组成，管理环节复杂，此外不同于纸质文件的阶段性、线性、单向性特性，电子文件还具有立体性、连续性、多向性的特点，这些都导致了电子文件管理的难度增加，可能在文件管理过程中出现失误的机会就增多。以凌志电梯公司为例，在整个复杂的管理流程中探求电子文件管理中的各种风险及应对措施。 　　2 风险问题 　　凌志电梯公司的形成的电子文件种类较多，围绕电子文件管理涵盖了公司的各个环节和部门：行政部门、销售部门、工程技术部门、财务和售后服务等部门电子文件管理。 　　我们以公司行政部门的电子文件管理路径，来探究电子文件风险管理及其实现。行政部门的电子文件管理以公司人事档案管理为主要部分，在人事档案管理中公司在文件的现行效用和运行效率方面给予了大量的关注，管