行政中心织与岗位说明书.doc

行政中心岗位说明书 现行组织机构图 【说明】：目前的组织机构设置仅以最低限度运行为设置。有关计划工作，仅限于一般性的行政性组织工作。 行政计划中心 行政主管 岗位说明书 基 本 情 况 岗位名称 行政主管 岗位编号 所属部门 行政计划中心 直接上级 总监 直接下属 岗位名称 行政专员 岗位编制 1 下属人数 1 岗位设置目的 根据公司年度工作计划，在行政计划中心总监的指导下，组织公司行政管理工作，为控股集团提供行政保障。 职能概述 主要工作职责内容 会议管理 1)依据会议管理制度，协调、编制、调整月度会议计划，并确保通知到各与会人员，并督促、收集、分转会议资料 2)根据本中心职责，负责集团会议用会议室及会务组织与行政协调 制度建设 3）负责一般性行政类的公文、制度的调研与起草，并负责监督执行 4）负责集团规章制度的汇集、分类整理和组卷 资料印鉴管理 5)按照工商档案管理制度对工商档案建档、实施管理，并检查该制度在全集团范围内的执行 6)控股集团印章的合理保管、使用 信息管理 7)负责全集团行政邮箱、邮箱专管人员的设置、变更及管理；行政邮箱文件的收发、分转、督办等上传下达工作 8)负责行政计划中心行政邮箱接收的文件进行合理分转、整理保存，并督促落实相关工作；控股新员工、离职员工内邮申报、通知等 9）高管外出备案台账管理并报告执行董事 内部管理 10）依照制度对需要反馈的各类信息进行督办 11)按照财务管理中心要求，负责本中心预算编制与管理 12)协助总监实施内部绩效考核，并对下属进行直接考核 交办与外联工作 13)对外行政方面及必要的外部联系工作 14)领导交办的其他工作 工作权限 业务类 所负责工作的督导权 所负责工作的知情权与调研权 财务类 批准权：在授权范围内对预算使用、费用报销具有批权 监督权：对员工的工作态度、方法、绩效有监督权 工作关系 内部 汇报 定期向行政计划中心总监汇报所辖工作任务完成情况 督导 按业务流程，上一级业务流程有权对本级督导，本级有权向下一级流程督导 协调 凡岗位职责范围内的事项，根据需要可对上下左右予以协调 外部 对外行政方面（包括集团参加的行业组织）往来及工作中的必要外部联系 任职资格 教育程度 本科 专业 工商管理 资格证书 工作经验 3年以上相关工作经验 知识技能 Office软件使用与行政管理工作 工作特征 使用设备 电脑、网络、传真、电话 工作环境 一般在办公室办公 工作时间 国家法定工作日 身体条件 身体良好 修订履历 版本号 修订时间 修订内容 修订者 审核者 审批者 V1 首次填写 V2 修订 行政计划中心 行政秘书 岗位说明书 基 本 情 况 岗位名称 行政秘书 岗位编号 所属部门 行政计划中心 直接上级 行政计划中心总监 直接下属 岗位名称 岗位编制 1 下属人数 岗位设置目的 根据行政计划中心的工作职能，为集团总裁、董事长提供所需的行政支持，确保领导决策和各项工作指令、批示得到及时传达和准确执行。 职能概述 主要工作职责内容 会议管理 1）管理、协调会议室的预定和使用，负责会议设备、设施的正常使用与维护，做好会务组织与服务 2）根据需要做好会议材料准备及会议记录与整理 3）根据领导部署负责会议所明确事项的督促与反馈 后勤服务 4）根据需要，安排好各位领导的午餐预订工作 6）保障办公区域内的饮水机正常，饮用水充足 固定资产管理 7）本中心固定资产台账管理，确保账物相符 8）配合财务管理中心，从行政角度组织落实集团本部的固定资产管理工作 文件处理工作 9）及时、准确处理各类呈报给董事长及董事、总裁和财务总监的送签文件，并做完整详实的文件管理台账 其他事务 10）协调办理董事长及董事的事务性工作，包括单不限于领导的各项借款与结算等财务往来等 11）完成领导交办的其他工作，并按时反馈工作结果与执行情况 工作权限 业务类 职责范围内的检查权、督促权 固定资产制度的监测权 财务类 人事类 工作关系 内部 汇报 日常工作向本中心总监报告，交办工作向交办领导汇报 督导 按业务流程，上一级业务流程有权对本级督导，本级有权向下一级流程督导 协调 凡岗位职责范围内的事项，根据需要可对上下左右予以协调 外部 任职资格 教育程度 大学 专业 工商管理 资格证书 北京房地产经纪人证资格