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公文格式规范及注意事项 公文各要素划分为：眉首、主体、版记。　　一、眉首(文头，红色反线以上部分）　　包括：印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。　　（一）公文份数顺序号7位数 版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注。　　（二）密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）　　秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。　　机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。　　绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。　　（三）紧急程度　　急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急　　3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行。　　（四）发文机关标识（小标宋体字，红色）　　卫生系统所有单位的发文机关标识字号应小于吉林市卫生局文件。　　（五）发文字号 发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号。　　发文机关代字（吉市卫发）+年份〔2011〕+序号 年份外括号为六角方括号“〔〕”，不得用四角方括号“[]”或“【】”。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 （六）签发人　　只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，加全角冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。签发人应为主要负责人或主持工作的负责人。　　二、主体（红色反线下方，主题词上方）　　包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注。　　（一）标题 位于红色反线空两行之下，2号小标宋体字，居中。　　三要素：发文机关——事由（关于XXX的）——文种　　要求：切题、简明、醒目、得体。　　党的机关印发规章类公文时，公文的标题中经常使用书名号等标点符号，行政机关公文标题中除法规、规章和书籍名称加书名号外，一般不用标点符号（转发文件时一般也不得用书名号或引号引入原文件名）。介词不可残缺或重复。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 文件标题应使用标准文种，行政机关只有13个文种，不得自创文种，将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。 如果文件经过几层转发，再使用标准式标题，就会出现介词和文种大量重复，短语结构层次复杂、语意互相纠缠的问题。例如：XX市卫生局转发XX省卫生厅《转发国家卫生部〈关于XXXXXX的通知〉的通知》的通知，可直接拟为：XX市卫生局转发国家卫生部关于XXXXXX的通知。 如若上级在转发它的上级文件时，均结合实际提出了具体落实意见，则可将上级的转发意见连同最上一级文件作为“附件”附在正文之后，主题词之前；当上级转发最上一级文件时，没有提出具体意见，则不必将中间级转发文件附上，可在导语中说明，也可不提及。 （二）主送机关 左侧顶格用3号仿宋体字标识。　　全称或规范化简称、统称。不可以为主送单位的领导人或内设部门，不可多头行文，不得越级。　　注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。 下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。　　（三）公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。领导姓名、数字、年份不能回行。首页必须显示正文（联合行文机关过多，也必须保证公文首页显示正文）。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。 独立成段的小标题一般句尾不加标点。小标题后面的正文不另起一段而顺接小标题行文的时候，或者说小标题没有单独成段的时候，其后可加标点符号。 “二、三十个”，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。 间隔号“·”不得写为点号“.”。 如使用书名号，其内应写全称。例如：《执业医师法》，如用书名号就写全称《中华人民共和国执业医师法》，如用“执业医师法”，则不应加书名号。 凡文中使用连接号的应使用“～”，而不使用“——”或者“―”。如：“2008年3月～4月”。 公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”、第五层为“①”、第六层为“a.”；党的机关公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1、”、第四层为“（1）”。 序号标点的正确使用原则： 1.“第一”、“第二”、“首先”、“其次”等后面应用逗号“，”。 2.“一”、“二”、“三”