第十章照料上司身边琐碎事答案.ppt

第十章 照料上司身边琐事 本章框架 照料身边琐事的意义 照料身边琐事的准备 照料身边琐事的做法 1．照料身边琐事的意义 文秘人员是特定上司的直属员工，工作性质明显地有别于其他的员工，只为本身所属的上司服务。文秘人员有其特定的功能，尤其需要随机应变地处理直属上司身边的一些琐事。 有权力和特别忙碌的人，往往有专人为他身边的琐事。这种工作并非最近才出现，而是自古以来就有的。 分工有三个好处 增加每个工人的技能和熟练程度 节省工序转换的时间 发明简化和节省劳动的机器 协作 马克思：许多人在同一生产过程中，或在不同的但互相联系的生产过程中，有计划地一起协调劳动，就叫协助。 协作和分工的关系 协作和分工是两个既彼此不同又互相联系的范畴。协作使劳动过程相互结合，而分工则使劳动过程相互独立。 协作要以分工为基础实现有计划的协同劳动，而分工则需要通过协作创造出一种超越个人劳动力的更高的劳动力。 请注意： 分工和协作都以提高生产力为目的 分工是劳动力的主要来源，协作可以创造出单个人、单个单位无法完成的成果。 二者相互促进。 从文秘人员或文员确立的过程来看，文秘人员显然是从属性质，尤其是照料身边琐事乃是很平凡的工作，其工作绩效也不明显。但是，这种工作不仅足以使上司专心工作，节省时间，也可以减少上司的精神负担，使身为管理者的上司可以有效率地完成任务。 2．照料身边琐事的准备 2.1 照料身边琐事的心里准备 文秘人员是直属特定的上司，其业务比其他从业人员的从属性更强。但是，有些文员由于存在认识上的偏差，对上司深感不满，最终影响前途。 从属性包括了工作上的从属与知识、能力上的互补。这种关系是上司信赖文秘人员的基础，文秘人员一起知识和能力，能够有效地辅佐上司。 中国农民传统价值观念存在二重性 务实思想和狭隘的功利观念，团队本位与个性的压抑，坚忍不拔的精神与安贫乐道的保守心理，眷恋故土情感和自我封闭观念，强调人际关系和谐和轻视竞争，均等思想和特权理念共存一体，轻义重利与追求功利并存。 2.2 各种照料身边事务的工作 一般来说，文秘人员的工作会因为企业性质的不同而有所差异，也因上司的职位或其负责的业务而有所调整，同时也得注意到上司的工作仍有其基本的实践方法 3. 照料身边琐事的方法 3.1 便利上司处理业务的工作 （1）安排饮食。以下几种情况，需要文员给以帮助： 加班 可能会遇到用餐时间刚好有行程 也有上司习惯让文员安排午餐 问题： 你的老板为什么会经常加班？ 如果他只是一个普通的管理者，还会吗？ 餐食的内容，按上司的偏好和公司平常的菜式决定。如有食堂，可在食堂准备，否则可在经常订餐的餐厅订餐。 虽然这些都是例行事务，但完成的质量水平往往体现出一个文员的工作态度。 （2）打点更换服饰 由于上司在各种应酬及会议场合有时必须换衣服，此时文秘人员应准备更换的衣服，要事先通知上司或其家人，确定衣服当日一定送达公司。 不仅开会、应酬需要更换衣服，上司出差，返回公司时都有需要更衣的情形，应该根据当时情形，时间是否急促，以及上司个人的需要，随时应变的给予协助。 （3）与上司家人的联络 有时，上司的服装需要其家人当日送达，这时，需要文秘人员联系其家人。然而文员的工作范围仅限于与上司办公司有关的部分而已，绝不能牵涉到上司的个人生活。身为文秘人员，可能经常要与上司家人联系，但有些上司并不喜欢文秘人员与家人经常联络，所以文秘人员必须要特别注意。另一方面，也凸显了文秘人员与上司家人搞好关系的重要性。 3.2 上司的主体工作与私人工作的调整 （1）私人日程安排计划的调整 有时，上司会要求文员将私人日程安排进公司日程。即便如此，若能预先计划，就应该尽量预约，或安排专用车辆，使上司的时间不致浪费，这也成为文秘人员日常主要工作，应给予重视并妥善处理。 问题： 为什么“男女搭配，干活不累”？ 男人：在女人面前更有成就感 心理学教授分析，和女同事一起工作，会让男性觉得格外赏心悦目。国外心理学研究揭开了这一现象背后的原因：男性比女性更喜欢通过视觉获得异性的信息，容貌、发型等外部特征都能引起他们的兴趣，对他们的感官造成冲击，从而引起心理上的愉悦与兴奋。 此外，男性的表现欲和征服欲往往比女性强，潜意识里希望得到异性的赞美和欣赏。一旦得到女同事的赞赏，男人们的心理体验将得到极大满足，心理上的成就感冲淡了工作带来的劳累和压力，所以感觉不到累。 一群男人在一起呆久了，还会培养出很多共同的“恶习”。因为同性之间没必要格外注意什么，所以说话办事都比较随便，也不怎么注意“修身养性”。 女人：和男人共事更安全 同样，女人们总待在一起，也会感到“疲劳”。很多白领女性觉得，女人心细如发，因此时时要小心谨慎。而和男性共事，不必为琐碎的小事操心，更放得开，更有安全感。 现代女性虽然在独立自主方面有了很