2015项目部档案管理制度.doc

青岛地铁2号线一期工程土建二标02工区 档案管理制度 编制： 审核： 批准： 中国铁建十八局集团有限公司 二○一三年一月 一、档案管理内容与要求 1 接收与整理 ⑴归档的技术性文件材料，应由工程部将所形成的文件材料收集齐全、核对准确，并由资料员加以系统的整理。 ⑵档案室接收档案时，应该检查所归的材料是否齐全、完整，整理得是否符合要求，发现问题立即查明补正，符合要求后方可归档并办理交接手续。 ⑶对接收来的档案应进行分类、编目、登记和必要的加工整理、装订成册或归档至相应的档案盒。 ⑷编制档案总台账、分类台账、按类别按收发部门逐步开展档案管理工作。 ⑸?利用电脑贮存档案文件资料、台账或目录，进行检索，查讯资料。 2 登记与保管 ⑴资料室对库存档案应定期进行清理、核对工作，做到帐物相符，对破损或褪变的档案，要及时进行修复或复制。 ⑵建立档案登记制度，对收入和移出的档案要建立登记簿，分类档案要建立分类登记薄，对收入移出的档案要及时登记。 3 利用与保密 ⑴对各类档案资料编制台账和检索目录，积极开展档案的利用工作，为施工生产、工程投标、技术管理、企业管理和科学研究服务。 ⑵查阅、借阅档案、图纸都必须办理登记手续，归还时当面检查、注销。 ⑶借阅者对所借档案，应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失、污损和擅自在档案上填注、涂抹、改字、圈点、抽面或拆散。 ⑷奖励与惩罚 根据《中华人民共和国档案法》和《交通部科技档案管理办法》中的法律责任和奖励与惩罚办法执行。 二、资料归档职责 1 分管经理（总工程师）职责 ⑴分管档案工作的经理（总工程师）负责贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策及上级机关有关档案工作的各项规章制度，并监督、检查贯彻执行情况。 ⑵加强对档案工作的领导，把档案工作列入本项目的工作计划，保证机构人员的编制及档案管理所需经费的落实。 ⑶布置、检查各项工作的同时要布置检查档案文件材料的形成和归档工作。 ⑷技术系统的例会，有关工程开工、竣工、会审等会议活动应通知资料室派员参加。 ⑸依法查处档案管理工作中的违法违规行为。 2 资料室 ⑴ 资料室是贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及省、市、中铁十八局《档案管理条例》及项目部要求的实施部门。 ⑵ 资料室应设置专职档案管理人员3-5名，按照项目档案的归档范围，按时完成本项目的档案文件的收集、整理和归档工作，监督档案资料的填写。 ⑷ 资料室统一管理本项目的档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，负责收集、整理施工过程中各种资料，保证施工资料的准确、完整，并及时提供各阶段的检查验收。 ⑸ 资料员负责签收、编号、登记、保存及发放各种文件。 ⑹ 资料室人员工作变动时，交接双方应对所保管的档案进行清点、登记，并办理移交手续。 三、档案的整理质量标准 归档文件，齐全完整。 标题确切，容易查找。 卷内排列，系统条理。 保管期限，比较准确。 密级划分，基本恰当。 卷皮书写，正楷整洁。 案卷装订，结实美观。未尽事宜请参照附录执行。 附录 青岛市地铁工程建设档案管理规定（试行） 第一章 总则 第 一条 为加 强地铁工程建 设项目档案 的规范化管 理和过程控 制，保 证 地铁工程建设 项目档案的 完整、准确、 系统，根据国 家、省、市 有关规 定，结合工程实际情况，制定本规定。 第 二条 本规 定所称青岛市 地铁工程建 设项目，是 指包含青岛 市地铁 车站、区间、车辆段（场）、控制中心等所有地铁主体工程及相关附属工程、 车 辆及机电设备 系统在内的 工程施工、安 装、调试至开 通运营所发 生的工 程项目。 第 三条 地铁 建设工程（以 下简称工程 ）档案是指 从项目的提 出、立 项 、审批、招投 标、勘察设 计、施工、监 理、竣工投产 （使用）过 程中形 成的，具有保存价值，应当归档的各种载体的文件材料。 第 四条 青岛 地铁工程档案 管理工作是 青岛市地铁 工程建设与 管理工 作 的重要组成部 分，青岛市 地下铁道公司 （以下简称地 铁公司）各 处室要 把 档案工作纳入 领导日程， 加强领导，健 全制度；各参 建单位要把 工程文 件 的形成、积累 、整理、归 档工作纳入工 程建设管理程 序，纳入工 程建设 计 划合同管理和 年终考核内 容，纳入本单 位有关部门和 有关人员的 职责范 围 与工程管理同 步实施，并 建立工程档案 管理工作领导 责任制，明 确整理 机 构，配置专门 人员（持有 档案人员上岗