档案室材料分类方案00420.docVIP

院档案室材料分类方案 总述：为方便日后查找材料的需要，在上交材料的时候尽量做到有两种版本：一是电子版，另一种则是纸质版的。档案室收集的材料主要包括活动材料和常规工作的材料。每个部门可将活动与其他常规工作中形成的材料分开整理。 下面先对大型活动（院级以上）中需要收集的材料作介绍。收集的主要有策划书、总结、照片（至少5张）、奖状、有媒体报道的最好还要上交报道材料，包括报纸、网页截图和视频。对于照片材料，还希望做到有简短的标注，即看图说话，内容包括时间、地点、人物和在做的事情。对于奖状的要求是，活动的集体奖状上交原件；个人奖状为院级以上的，上交复印件，最好同时采集原件的照片上交。 活动材料又根据不同的性质分为如下几种收集办法： 1.活动为非系列性的，在活动完成之后就可上交档案室。 （1）活动是一个部门单独举办的。在活动举办完毕，材料收集完全之后即可上交。 （2）活动为几个部门联合举办的，在活动结束后，由一个负责人将材料整理，统一上交一份，不需要各个部门各上交一份，避免造成重复。 2.活动为系列性的，可以不用在一个活动完成之后就上交，可以在一系列活动完成之后，再上交，具体情况同上。但是一定要确保材料的完整，以防丢失。 鉴于各部门产生的文件材料不是十分清楚，暂作如下参考的具体分类方案： 01 邓三会 01 有关政治思想工作的征文通知 02 政治思想学习材料等 02 组织部 01 团日活动 02 入党积极分子培训班材料（包括上课的照片、通知、试卷等） 03团员教评、推优及细则 04 团学统计 05 各类评优表格 03 团委宣传部 01 “思想政治教育进宿舍” 02 思想政治学习记录 04 记者团 01 学院学生刊物（各年级刊物、院刊、团学动态、督导简报、工作简报等） 02 记者团的规章制度 03 工作总结 05 外联部 01 有关活动与赞助商的协议书 06 青年志愿者协会 01 内部规章制度 02 青年志愿者材料 03 社会实践材料 07 助学部 01 对贫困生的助学措施（包括评定条件与公示名单） 02 对贫困生家庭情况的调查材料 08 信息部 09 两委办公室 01 两委办公室工作制度 02 学生两委干部建设方面材料（两委干部竞聘、两委干部组成、两委干部考勤、两委干部会议、两委干部培训及考评） 03 活动室管理制度 04 活动室财务登记表 05 财务方面的材料（包括财务报表、报销凭证等） 10 宣传部 11 学习部 01 校纪校规（含考纪）和院纪院规材料 02 学风建设的有关规章、制度、报告、总结及出勤等有关材料 03 学生辅修课程与考证情况 04 学生各门课程期末考试安排表 05 学院学生各种违纪（含考试舞弊）与处理情况材料 06 大学英语四、六级及通过率及成绩统计表 07 计算机等级考试情况统计表 08 学生普通话测试通过率统计表 09 各种专业竞赛（含外语等）获奖情况统计及证书复印件 12 学术部 01 学术研讨会开展情况方面的材料（含文件、具体项目、论文提要、活动总结材料、获奖名单及获奖证书复印件等） 02 科技节、创业大赛等各种形式学术活动的材料（含文件、措施、激励机制、具体项目、活动总结材料、获奖名单及获奖证书复印件等） 03 学生参加专业科研课题研究情况的材料 04 学生公开发表的科研论文统计数据及论文复印件 05 讲座、座谈会记录 13 保卫部 01安全管理（学生治保纠察、值班巡查制度、记录、学生宿舍管理制度审批程序等） 02 安全教育（法制安全教育、文件图片、宣传教育周等） 03 安全稳定（安全预案、信息上报制度、反非法组织的资料等） 14 劳动部 01 宿舍文化建设有关材料（包括举办舍标大赛、宿舍征文等活动的通知等） 02 卫生绿化方面材料（包括文明宿舍评比、公示、“文明楼”评比通知等材料） 15 文艺部 01 迎新、入学两周年文艺演出、舞会等各种形式文艺活动的材料（包括活动策划、安排、照片等） 16 社团部 01 社团部管理规章制度 02 社团部各协会工作计划 03 社团部各协会工作总结 04 社团会议记录 05 各协会简介 06 演辩协会内部形成的相关资料（包括管理条例、活动的策划、总结、照片等） 07 英语俱乐部内部形成的相关资料 08球类俱乐部内部形成的相关资料 09 旅游与电影协会内部形成的相关资料 10 “树人”文学协会形成的相关资料 11 棋牌协会形成的相关资料 12 话剧协会形成的相关资料 13 DIY梦想协会形成的相关资料 14 食尚协会形成的相关资料 15 武侠协会形成的相关资料 1