会务流程安排.docVIP

山西晋淘天下会务接待方案 背景 随着电子商务行业的迅猛发展，晋淘天下晋商学院针对全社会电商人才极度匮乏的状况，而重点推出普及型电商人才培训服务。将淘宝大学强大的师资队伍和公司多年实践相结合，使客户迅速入门电商，熟悉电商规则，迅速提高能力，避免走弯路，减少无谓投入。电子商务相关政府单位工作人员、企业和个人通过代培委培、集中授课等多种形式参加培训，为其提供专业的电商理论、管理能力及实操技能培训，为更多的企业和个人从事电子商务提供强有力的人才保障。 一、会议前期准备 （一）会议人数和会务资料准备 1、 确定会议人数，准备学员资料。 根据人数提前准备或印刷会议的资料。【例如：工作证、学员证、手提袋、笔、本、学员手册、淘宝和本公司宣传册（里面加上这几天课程时间等安排）等】（所有资料需定制，加上公司的logo以及设计。能更好的体现标准化，同时起到宣传作用） 2、制作人员签到表。 3、票务的准备。（现场签到收费或提前收费） 5、确定好会议场地和价钱。并根据酒店的情况确定好学员的住房费用（自费）和方式。提前安排好讲师的吃住问题。 4、A、会议横幅的制定和悬挂。（标语、主题都可） B、喷绘、展架、广告牌等广告的制作和摆放。 5、提前两天安排好拍摄人员和拍摄器材。（摄影和摄像） 6、与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。 （二）会议主题、时间、场地 1、主题：根据不同级别（初、中、高）和课程待定 2、时间：待定 3、场地：当地交通便利、物美价廉的酒店（待定） （三）会场布置 （1）签到台（一个） 设立在大厅 （2）指示牌（两个） 一个放于酒店门口，一个放于会议室门口。 （3）会议设备、设施的准备。 A、确保投影仪、话筒音响灯光照明的正常使用。 B、若有【主席台】考虑花摆装饰，在主席台、主持人发言桌前放置鲜花，以营造优美的环境氛围。另外，酒店大厅门口或会议室两侧可放花篮。 C、会场可备用热水提供或矿泉水的准备。（从成本考虑最好是热水） D、白板、白板、板擦的备用。（可以提前询问讲师是否需要） E、根据人数确定好桌椅的摆放。 （4）会议的水牌准备好。 二、会议流程 1、提前一天的下午14:00时开始设立签到服务台，准备好会务接待。负责学员签到，发放资料，学员证、房间安排。 2、安排专门人员负责讲师的接待和吃住。 3、会议门口安排接待人员（2个）负责入场秩序、会场服务、给予会议人员帮助以及应对现场问题。（参会人员应该提前20分钟入场） 4、会议时间：上午08:00-12:00；下午14:00-18:00。（中场各休息半小时）（具体时间方案可按实际情况改动） 5、按照会议的大小若需要，安排主持人在会议开场对讲师进行介绍、对会场秩序进行宣布、适当活跃现场气氛。会议结束后，负责说明会议的其他安排，及时通知给每一个会议人员。 6、如需会议用餐，与酒店联系好用餐问题，则提前发放餐券给会员。（每天晚上发放一次，谨防丢失等不必要的问题） 备注：讲师与课程确定之后，再出具体流程方案。（时间、地点、课程、人员安排） 三、人员安排 （一）领导小组： 组 长：xx 负责本次会议的全面领导和总指挥。 副组长：xx| 负责会议策划、会场布置及会务工作。 （二）分组及工作职责： 1、策划布置组： 成员：xx、xx 工作任务：a?负责完成会议策划方案的拟写； b负责协助和完成会议现场的布 置及会议结束后的现场撤除工作； c负责活动全程摄像、摄影和合影； 2、会务组： 成员：xx、xx 工作任务：a?负责各种物资的采购和准备； ? b?负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排； c负责会议室安排； d负责讲师人员的接待和陪同； e负责参会人员接送；? f负责各种资料的准备、装袋和发放； g负责对各工作组工作的协调、检查和考核； ?四、费用预算 会议厅费 x x元 讲师食住行费、讲课费 x x元 工作人员费用（食、住） x x元 制作广告费 x x元 资料制作费 x x元 水费 x x元 不可预计费用 x