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会议、论坛筹办的四大应用理念 2467 张国栋 原创 | 2011-07-21 10:40 | 收藏 | 投票 关键字：应用?论坛?四大?会议?筹办? 峰会、论坛、研讨会、座谈会等等，尽管字面上区别多多，但是实质上都归于会议一类，无非是集聚一个特定群体，共同探讨特定议题之意。北京作为首都，资源得天独厚，因此，每年各类会议近千人以上规模多达几百场之多。 借“2011中外企业巅峰论道高端管理峰会”开幕契机，试将本次会议筹办的十大应用理念相关培训资料整理出来供大家参考。也期望能为风分火火的京城会议市场带来一些理念层面的启迪，这也个人的初衷。 通常，一般的行文撰写内容都是实用方法层面的，因此谈理念总有些“虚”的嫌疑.但根据对北京各类会议跟踪研究发现，正是理念的缺失导致了“假”“大”“空”的不良会风，会议作为公司的一个产品，似乎就是来靠走过场、摆形式，有些会议甚至玩起了“公关”来赚钱的，大家来参会目的多样，各取所需，这本来也是一件美事。但是能取到所需吗？本文的写作主要是基于此类问题来探讨如何办好一场会议。下面针对总结出的四大理念略做解析。 第一，务实的筹办方针。据笔者接触，在北京筹办会议的主体，一类是媒体人士，一类是政府协会，另外一类是具备各类关系的各类咨询公司、文化公司等。第一种，筹办会议的目的就是扩大自身影响力，因此每次所谓的峰会、论坛、年会我们都可以看到各类大腕云集，但可惜的是这些所谓的名人们演讲时间一般不超过30分钟，甚至有的竟然3分钟为限，除了大家见见世面、吃吃饭、合合影，自然对参会听众价值不大，并且一般参会嘉宾席位有限仅以各类合作商为主。第二类中，领导干部居多，规格也不可谓不高，排场也不可谓不大，有的甚至能请到联合国官员捧场，但议题内容政治色彩浓厚，演讲风格中规中矩，尤其欠缺必要的针对性。会议的筹办主要是服务国家的大政方针。第三类，我们通常称之为商业性论坛，主办方的目的就是尽可能吸引更多的人参与的会议，这种论坛规模一般比较大，动辄几千人，上万人。议题选择比较贴近热点，尽管充斥着“实用主义”哲学的东西，但大家关注度高，议程设计的比较灵活，现场气氛活跃。比较但美中不足的是商业气氛过于浓厚，整个会场就像一个买卖市场，给与会者感觉档次不高。所谓的“务实的筹办方针”主要体现在如下方面：1，对所拥有资源进行盘点分析，对外不作虚假承诺。 2，议题选择注重市场调研，注重信息、思想精准对接。3，演讲嘉宾不单纯注重名气、确保真才实学，能讲出参会听众需要的东西。4，会议策划聚焦特定客户，真正提供所需服务产品。 第二，精准的对接模式。例如本次“2011中外企业巅峰论道高端管理峰会”论坛组委会工作人员就用了近3个月时间，不辞劳苦，深入研究对接模式。我们秉承“没有调查就没有发言权”的务实精神，会议筹办期间，共向各类企业家发放调研问卷1000多份，有效回收问卷221份，会议议题就是根据问卷结果和建议回复拟定的，具体执行上还需要征求组委会专家讨论执行。这些在一些人看来总会觉得很麻烦、繁琐，甚至很多人认为没有必要。但是我们组委会认为，一个高品质的会议成功举办，其中最关键的因素就是参会嘉宾，只有方案中拥有他们想得到的东西他们才会愿意掏钱来参会。如果只是一味的片面追求一些理想化的东西，或者根本就是很难把握、不可捉摸的东西，这才是会议举办的真正风险所在。正如本人在《会议高端“高”在哪?》一文中提到的那样，全国各类会议再红红火火，一个真正有亮点、有竞争力的会议，它的最高品质一定体现在会议本身价值的回归。即使刚开始我们的客户还不了解，对会议还有一些看法上的误区，这个行业还有一些华而不实的会风，但是反观国外、国内一些办得好的论坛，最终的高端不仅体现在演讲嘉宾的层次上，更体现在思想的碰撞、观点的激荡、交流的充分、服务的优良等方面，这才能称得上“精彩纷呈、高潮迭起”等关键词的概括才是一个会议的所谓的亮点、竞争力所在。因此，在本次峰会的筹办中，主题和议题包括方案策划都紧紧围绕“会议本身价值”这个中心点去做工作，例如，基于这个认识，我们在邀请嘉宾时，不仅考虑了参会嘉宾的实际需求，更注重演讲嘉宾的选择。不仅考虑他的名望和影响力，更注重他的工作经历和学术研究以及演讲水平和参会嘉宾行业、企业及个人的关联度。具体执行上，我们也会给与他足够的时间，让他们能讲出自己毕生的精彩，让参会的嘉宾也能系统的听上一个基于需求对接的信息和理念、方法意义上的关于行业经验价值的有效传递课程。 第三，明晰的筹办思路。主要体现在如下方面，首先，主题的选择上要一定要在确定的基础上兼顾包容性。主题太宽泛，诚然不好，但主题限制过窄，会极大影响参会的受众面。尤其是第一次筹办，会议主题一定不可太过于所谓的“聚焦”。其次，议题的设计上要匠心独具，避免雷同于同类会议，尽可能结合参会嘉宾调研问卷分析结果和演讲嘉宾自拟若