A集團公文管理制度.docVIP

A集团集团公文管理办法 1.目的 为加强集团公司的公文管理工作，使之制度化和规范化，同时加快公文流转，防止公文积压，提高办事效率。 3.适用范围 本制度适用于在集团及各子公司内部流转的公文。 公文定义 本制度所指公文是指集团公司在行使管理职权、处理日常工作时所使用的具有直接效用和规范体式的公务文书，具有规范性、政策性、实用性、定向性、时效性的特点。 公文作用 公文是保证集团经营管理工作正常进行的重要手段之一，主要用来颁布规章制度、传达命令指示、指挥工作、请示问题、报告情况、商洽协调、记载活动等。 公文种类 公司公文一般有请示、报告、指示、命令（令）、批复、通知、决定决议、通报、通告、意见、函、会议纪要等12种形式。 6.1请示：适用于向上级请求指示批准，申请相关事宜。 6.2报告：适用于向上级汇报工作，反映情况。 6.3指示：对下级布置工作，阐明工作的指导原则。 6.4命令（令）：适用于依照法律法规公布公司规章制度，实施重大强制性行政措施，相关人事任免和奖惩等。 6.5批复：适用于上级向下级答复请示事项。 6.6通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和不相隶属单位的公文。 6.7决定决议： 6.7.1对某些重大问题或者重大行动作出安排，用“决定”； 6.7.2经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 6.8通报：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。 6.9通告：适用于向各方面公布应当遵守或者周知的事项。 6.10意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 6.11函：适用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向主管部门询问和答复问题。 6.12会议纪要：传达会议议定事项和主要精舍，要求有关单位和责任人遵守、执行。 行文关系 公文按照行文关系有上行文、下行文、平行文。 7.1上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导，如：请示、报告等。 7.2行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导，如：指示、命令、批复、决定决议、通知等。 7.3下平行文是指相互平行（不相隶属）的职能部门之间和子公司之间的发文，体现子公司或部门之间工作上的互相协商的关系，如：函、会议纪要等。 8.管理权限 8.1集团公司的行政人事部及各子公司行政人事部是公文运转的主管部门，承担集团公司及各子公司公文处理方面的职责： 8.1.1制定公司公文处理的具体规章制度和业务规范； 8.1.2负责公司的收文、发文及公文管理、立卷归档等工作； 8.1.3负责公文处理过程中的安全保密工作，开展保密教育和保密检查； 8.1.4负责对集团公司和各子公司公文运转质量的指导和培训，切实提高公司公文运转的质量。 8.2集团外部来文由集团公司及各子公司行政人事部统一收发、传递、管理、用印、立卷、归档和销毁。通其他各类途径收到的外部公文，收文者应及时交行政人事部登记处理。集团内部流转的公文，由各职能条线负责收发、传递、归档和销毁，但需要使用公司公章时，必须经过用印审批流程。 8.3集团各职能部门和各子公司要高度重视公文处理工作。集团各职能部门应将该职能由指定人员负责，各子公司行政人事部也需指定专员负责公文处理。负责公文处理的工作人员应具备良好的政治和业务素质，掌握有关的专业知识和操作技能，自觉保守公司机密。 9、行文规则 9.1行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商就能解决的事项,不要行文。 9.2以集团名义对外正式行文,由集团行政人事部负责审核、印制并呈送集团领导签发。 9.3行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。 9.4请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，9.5不相隶属单位之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。 11.公文处理程序 公文处理程序按照工作步骤，可分为收文处理和发文处理。 11.1收文办理 11.1.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、承办、传阅、催办等程序。 11.1.2集团各级来文均由集团行政人事部统一签收，对文件进行拆封、登记、分发。为规范公文运转程序，加强档案管理，便于今后文件查阅，集团本部各部门收到的各类公文需要以集团名义作出答复或交办的，应及时转送集团行政人事部。 各子公司由本单位行政人事部收文办理，涉及重大事项或与集团公司有直接关系的文件须尽快报送集团行政人事部。 11.1.3行政人事部收到公文后，要根据公文内容和部门职责范围及时提出拟办意见，按程序送公司领导批示或交有关部门办理（见式样7）。