WI-011-辦公设备耗材管理规定.docVIP

一、目的。 为了有效地管理好工厂固定财产，规范办公设备、办公耗材的申请、采购、领用程序;有效地控制工厂办公费用的增长，保障工厂日常办公耗材的正常供应，特制订此制度。 二、适用范围： 鹤山工厂办公设备的使用。 电脑的零部件（非整套）含电源、显示卡、声卡、内存条; 打印机的墨盒、复印机的碳粉，办公用具、清洁工具等。 三、职责 1、人力资源部经理：零星耗材的购买；对办公设备、耗材的采购具审核权，并监督网络管理员、前台文员做好登记、采购、领用、盘点等工作，也是工厂办公设备、耗材的第一责任人，奖惩的承担者，月末将当月采购办公用品等进行《采购、领用、库存汇总表》、《部门领用汇总表》、《库存盘点表》交财务部。 2、网络管理员：负责对办公设备、电器耗材的采购、保管、分发、登记与盘点。办公设备的维修与联络送外维修。 3、前台文员：负责对复印机、传真机、打印机耗材、纸质办公材料的申购、保管、分发与盘点。 4、各部门经理：按照财务部所规定的指标费用，有效、合理地审核申请与控制领用。 5、财务部：做好办公设备、耗材费用预算与统计，并及时反馈责任单位的费用指标信息。 四、办公设备、耗材的申请、采购的审核、批准。 类别 设备、耗材分类 申请 审核 批准 第一类 电脑、打印机、复印机、电话、路由器等网络等设备 部门经理 分管领导 总经理 第二类 墨盒、电源、显示卡、内存条等 使用人员 部门经理 分管领导 第三类 纸张、传真纸、圆珠笔、笔记本等 前台文员 部门经理 分管领导 第四类 清洁用具：拖把、扫把、簸箕、 毛巾、清洁水桶、垃圾桶、垃圾袋等 前台文员 部门经理 分管领导 办公设备、耗材的申请。 按照上表中的责任人填写《物品申购单》，注明物品名称，采购数量，第一类先交网络管理员进行询价，并将询价填到《物品申购单》中，交分管领导审核、总经理批准。 按上述规定的程序进行申请，未经批准权限人员签字的申请单，网络管理员有权不予采购，给予拒绝。 办公设备、耗材的购买。 第一类：网络管理员根据所申请的物品名称进行不少于2家的询价，择廉购之。但必须附带有产品说明书、保修卡，并保管好。并将新购设备的使用流程与操作方法在供应商技术人员的指导下对责任人（操作员）进行培训。 在后续的工作中，如因办公设备故障，则应先查阅产品说明书，试着能否自行解决;如因无法自行排除故障，即按照保修卡的时间联络供应商进行维修，保修期内免费服务，超出保修期的则洽谈合理的维修费用。 第二类物品：由网络管理员选择两家供应商备案，再择廉送货。墨盒的购买，一次不能超过10套，超过时必须先行汇报，得到上级许可后方可采购；对长期合作的供应商采取月结的形式进行合作。 第三类与第四类：由人力资源部事先确定两家具有竞争力的供应商，待《物品申购单》获批准后，前台可直接与供应商联系供货。 办公设备、耗材的保管。 第一类，购买回厂后，由网络管理员录入《办公设备台帐》中，由人力资源部经理监督实施，逾期15天未录入档案的，按10元∕次处罚，每月必须进行盘点，送货单上必须有网管员和领用人签字验收。 第二类，由网络管理实施保管（墨盒除外，由前台文员管理），墨盒可按照不同的型号最低“2套”的安全库存，对维修耗用的物品进行登记，每月必须进行盘点，送货单上必须有网管员或领用人或前台文员签字验收。 第三类，由前台文员进行保管，一般储存在行政部“资料室”中，发放时每人每次只能领一包或一个（考虑办公楼以外的部门距离较远，部门可以安排一人统一领取，但所领物品的名称及数量，必须有经理签字认可），每月必须进行盘点，送货单上必须有前台文员签字验收。 第四类：不作库存，按需购买，到厂即领方式，送货单上必须有前台文员和领用人签字验收。 五、办公耗材、办公用具的预算。 1、由财务部根据上年与前段时间各部门产生的费用进行评估，给出一定合理的指标费用，各部门经理密切关注耗材、办公用品的使用与领取，及时预防与控制耗材、办公用具的领用。 2、在没有具体的费用指标时，归口部门参考原始的数据进行评估，财务有义务与责任监督相关耗材费用的产生项目，对明显上升的费用及时提出警示。 六、办公设备、耗材的领取。 第一类、第二类当事人在领取与领用时，一定要签收物品名称、物品数量、领用时间与领用人。 由网络管理员负责管理，保管与分发; 第三类，由前台文员要求来领取的部门人员进行签收：名称、数量、时间、领用人。 七、办公设备、耗材的保管与盘点。 1、每月1-3日，由网络管理员对所有的办公设备按照《办公设备台帐》进行盘点；对库存的办公耗材进行盘点，并填写盘点单。如无异常则签上名字与时间，确认已盘点，如发现盘点与领用有出入或差异时，应向人力资源部经理报告，商谈追查、处理办法。 2、每月1