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项目二 系统管理与基础设置 学 习 目 标 通过学习能够了解用友财务软件中系统管理和基础设置的基本内容，理解系统管理在整个会计信息系统中的作用以及基础设置的重要性，掌握建立和修改账套、增加操作员以及操作员权限等工作；熟悉账套的输出和引入方法；学会基础信息、基础档案、数据权限的录入和设置的方法，明确系统管理和基础设置对日常工作的影响。 任务一 账套与操作员管理 一、任务描述 完成系统管理工作。包括：进行账套与操作员管理；了解账套与操作员管理的内容和要求；理解在 财务软件中账套的实质；理解系统管理员和账套主管、一般会计人员的权限区别；熟练掌握账套与操作员管理的操作方法；具有系统管理和维护能力。理解系统管理在会计软件中的功能和作用。 二、预备知识 （一）用友ERP-U8系统管理模块的功能 系统管理是用友ERP-U8管理系统中一个非常特殊的组成部分。它的主要功能是对用友ERP-U8管理系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括账套管理、操作员及其权限的集中管理、系统数据及运行安全的管理等几个方面： 1．账套管理 账套指的是一组紧密相互关联的数据。一般来说，可以为每一个独立核算的企业在系统中建立一个账套，用友ERP-U8管理系统中最多建立999套账。不同的账套数据之间彼此独立，没有丝毫关联。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。 （1）电子账套的实质与类型（整体、年度） 在系统管理中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以把会计数据按年度进行划分，称为年度账。这样对不同核算单、不同时期的数据只需要设置相应的系统路径，就可以存放不同年度的会计数据，因而对历年数据的查询和比较分析也很方便。年度账管理主要包括：建立年度账、年度账的输出和引入、结转上年数据、清空年度账。对年度账的管理只能由账套主管进行。 1）建立年度账。新年到来时，应首先建立新年度核算体系，即建立年度账，在进行与年度账相关的其他操作。 2）年度账的输出和引入。年度账操作中输出和引入与账套操作中的输出和引入的含义基本一致，作用都是对数据的备份和恢复。但两者的数据范围不同，年度账操作中引入和输出的不是整个账套的全部数据，而且针对账套中的某一年度的数据。为了区分这两种不同类型的备份文件，系统会用特定的文件名称或扩展名来进行标识。 3）结转上年数据。一般情况下，单位持续经营的，因此单位会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其其他信息结转到新年度账中。 4）清空年度数据。如果年度账中错误太多，或不希望上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时便可使用清空年度账的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部删除，而且还要保留一些信息的，如账套基础信息等。保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。 （2）账套主要参数的含义和作用 设置账套参数：用户根据会计核算的需要来输入。它决定了系统数据输入、处理和输出的内容和形式。至关重要，因而，应由财务主管具体设置。 1）账套代码：它是系统区别不同核算单位的唯一标志，因而，在同一电算化会计信息系统中不能重复。 2）账套名称：它是账套使用的会计主体，在用户操作和打印账套时，系统将自动显示和调用，因而不能为空，并与账套代码相互对应。 3）账套路径：它指明了利用该账套数据的报表管理系统所在的路径。也有一些会计软件设置的是“报表路径”。其目的都是为了账务处理系统与其他子系统之间进行传递和共享数据。 4）启用日期：是指手工会计与电算化会计交接（或转换）的日期。一般最好选择在某年的1月1日，以便减少初始数据装入的工作量。 5）会计期间：就是划分会计月份及其每月的起始日期和结账日期，体现分期核算的原则。一般最好采用公历制。为了便于年末审计调账，可将会计月份设置成13个月，这样，12月31日又将作为第13期的起始和结账日期。 6）编码规则：它包括分级级数和每级位长两项内容的设置，一般采用群码即组合码，即本级总编码=上级编码+本级编码。主要有科目、客户、部门、项目和现金流量等编码规则。例如会计科目的编码规则：分4级，每级位长分别4、2、2、2。 7）记账本位币：用于确定该账套核算要采用的本位币，一般系统默认为代码是RMB的人民币。如果单位的记账本位币为其他币种，则必须重新设置。 8）会计主管：为了便于进行账套与操作员管理，每一个账套必须有一名会计主管，即账套主管。 （3）账套修改的权限与条件 当账套建成并启用后，如果发现账套的某些信息需要修改，可以通过“修改账套”功能来完成。此功能可以帮助查看某个账套的账套信息，也可以修改这个账套的账套信息。应注意只有账套主管才能修改账套。如果此前是以系统管理员的身份进入系统管理，那么需要首先执行“系统”菜单中的“注销”命令，注销系统操作员，