廠商赴國外參展標準作業流程(sop)及應注意事項.docVIP

廠商赴國外參展標準流程(SOP)及應注意事項 中華民國對外貿易發展協會98.11.25編撰 參加國外展覽是行銷計畫的一環，由於展覽的準備期很長，在決定參加某一展覽之後，最好成立工作小組或指定專人負責規劃。工作小組除負責與主辦單位連絡外，亦同時負責推動部分參展工作、控制進度及各單位間之協調配合。 展前準備工作必須配合主辦單位之進度，依照展覽舉辦頻率的不同，最早可能在展出前一年多就必須開始，比較晚者，至少亦須於展前半年推動。此份標準流程將重要準備事項及可能碰到的突發狀況與因應之道分別說明如下： 一、展前準備 攤位洽訂 攤位洽訂通常在展前9至10個月就必須向主辦單位報名。有些2、3年一度的展覽，甚至會在1年多前就開始報名。有意參展時必須儘早與主辦單位聯繫，及早報名以爭取較佳位置。 一般而言，主辦單位會主動寄報名資料給上屆參展廠商，但為了確保可以收到最新參展資訊，建議主動與主辦單位聯繫並隨時注意展覽官方網站。另外，許多著名的展覽目前在台均有代理或分公司，以方便我國業者接洽，建議隨時與代理商或分公司聯繫，以確保獲知展覽最新消息。 主辦單位通常會準備簡單的報名表供參展廠商填寫並申請攤位，其內容通常是公司基本資料、攤位租金以及所需的攤位尺寸等，有的主辦單位會要求連同訂金一起寄回。填妥報名表就是參展報名的第一步，與主辦單位的互動也自此開始。 主辦單位在收到所有報名廠商的申請表後，會進行攤位