文書档案管理规定.docVIP

程序文件 文书档案管理规定 VA-4.1-MO-002 版本：1.00 1.　目的 集中统一管理本公司的文书档案，使文书档案能正确、全面反映本公司的工作面貌，维护档案的完整、安全，便于档案的查考与利用。 2.　管理机构 2.1　文书档案由总经理办公室(秘书科)负责管理。 各部门设一名兼职文书(秘书或办事员)负责本部门的文件收集及立卷归档。 文书档案归档范围 凡是在工作中形成的，能反映本公司主要职能活动的（包括照片、录音、录像及证书等)及今后具有查考价值的文件材料均应属文书档案归档。 4.　立卷归档 立卷归档的文件必须由各部门兼职文书收集齐全，按文件材料的自然形成规律和特点，保持文件有机联系，分类整理立卷。 归档部门对同一问题，同一案件，同一会议的文件应收集完整，有序排列：批复在前，报告在后；正件在前，附件在后；打印稿在前，原稿在后。归档手写材料须用钢笔，字迹清晰，打印件所用纸张须整齐划一，以保证案卷质量。 每一案卷要填写卷内目录，卷内需说明的情况应由立卷人填写备考表，并签名，备考中检查人应由部门主管领导签字。 各职能部门，应在每年第一季度起将办理完毕并具有保存价值的，上一年度的文件材料集中到一级部门，向档案室移交并办移交手续。 档案室职责 负责本公司文书档案的接收、整理、保管和统计，编制案卷目录。 帮助各部门兼职文书正确立卷，按期归档。 负责文书档