项海函运操作规范.docVIP

海运操作规范 目的 规范公司海运出口货物操作，保证服务质量，提高操作效率，减少操作成本。 范围 适用于公司操作部门所有员工，包括操作人员、单证人员、外勤人员、操作主管、部门经理等。 职责 操作部经理负责对本部门的人事和业务操作实行有效管理，负责公司业务的具体操作，协调部门内部、本部门与相关业务部门之间，以及公司与相关业务单位的关系，为客户提供满意的货运代理服务，为公司创造最大经济效益。 操作人员负责出口海运业务的具体操作，负责联系、协调本公司与承运人、同行、拖车公司、堆场、报关行等外协单位的关系，合理、及时安排所涉及的每一个操作环节，确保操作顺畅无误，为客户提供优质服务。 单证人员负责联系、协调与本公司发生业务关系的客户，准确、及时地处理与客户往来的单证；快速反馈必要的信息给客户，做好全程跟踪；协助操作处理具体业务操作，合理安排外勤签发提单及交接其他单据；与操作分工协作提供，为客户提供优质服务。 外请人员的责任是按照操作和单证人员的要求，安排货物排载、进场、申报等工作，合理安排线路，确保各种单据文件的交接安全、顺利、及时。 要求 舱位预报： 根据市场发展需要，对于公司某些优势航线，商务部须提前一周将下周所需舱位预报给相应操作人员，以便操作人员及时向船东申请舱位。 业务员应积极配合商务部和操作部做好舱位预报工作。 订舱 接单 自揽货及同行货 业务人员收到客户的书面托运委托书后，按业务流程中的评审标准对客户托运资料进行评审，并填写业务交接表（见附件1），业务交接表上需填写详细的托运资料，相关费用以及客户特殊要求及操作注意事项等； 相关业务人员在业务交接表上签注姓名和日期后，交由商务部审核。 指定货 代理收到出货信息后通知我司操作人员，操作人员与工厂联系确认货物备妥时间； 工厂将托运委托书传真我司，我司操作人员收到托运委托书审核并落实相关货物信息后，向代理逐票确认货物出运安排及操作要求，并在得到代理书面确认后才可开始操作； 操作部操作人员根据客户订舱要求填写业务交接表交由商务部审核； 若需运费到付做差的，业务人员在承揽该票业务前，须提供发货人、收货人、柜型柜量、港口、船期、船东、运费买卖价格、品名等重要信息给商务部，由其向国外代理确认无误后，才可以安排操作部安排具体操作，以免引起纠纷。 电话委托 原则上，我司不接受电话托运委托，如特殊情况确需电话委托时，操作人员必须督促客户在电话委托之后24小时之内补齐书面委托书； 为避免给公司造成损失，在催促无果的情况下，操作人员有权取消该票货物的操作，但应在取消操作之前给予客户书面通知。 客户查询 操作人员对客户或其他相关人员关于船期、航程、靠泊码头、各类操作进 程，以及单证截止时间等信息的查询应耐心并及时给予答复。 配合供方 操作人员应确保只使用与我司签订有合作协议的配合供方； 如找不到合适的协议供方，操作人员应及时向相关负责人反应；在征得公司领导同意后，可临时使用没有协议的供应商，如有必要应通知相关负责人尽快补签协议。 同行货操作 操作人员在收到同行发送的托运委托书后，必须先与公司相关人员确认买卖 价格，方可开始操作，以免出现价格误差，给公司造成不必要的损失。 商务审核 商务审核时间： 运费预付货物（包括运费到付的自揽业务）- 操作前审核，但不得迟于订 舱后的半个工作日内完成审核； 其他运费到付货物 - 船开前审核。 商务须审核以下内容：买卖价格、价格供应方、航线归属、业务来源、代理资料、提单特殊要求（如Shipper特殊显示要求等）、合约号、操作成本及利润等信息。 商务部审核无误后将资料交给操作部相应客服安排操作。如由于利润太低、该业务不符合公司规定等原因无法安排操作时，或有影响操作的其他问题，商务部应及时向相关业务人员提出或退单给相关业务人员并说明原因，以便业务人员采取相应的跟进措施。 操作审单 操作人员收到客户托运委托书及业务交接表后，应仔细审核，对不清楚、理解的地方，应及时相关业务人员询问。 操作人员审核内容：托运委托书委托方盖章、业务人员签字、商务人员签字、客户特殊要求以及操作注意事项、船公司及港口特殊操作要求等。 订舱 不同船公司有不同的订舱模式，操作人员应根据船公司的要求采用不同订舱模 式进行订舱。 电子订舱： 即通过船公司网站、船代网站、Inttra网站等进行网上在线订舱的订舱模式； 操作人员接到经商务审核过的订舱资料并再次审核无误后，直接登陆船公司网站、船代网站或者Inttra网站，按照网站的相关操作要求在网上进行订舱资料的录入，确认无误后提交订舱信息； 操作人员在进行网上订舱前应仔细阅读船公司的相关规定及订舱注意事项。 手工订舱： 即手工缮制托运单，并通过传真或电子邮件的方式发送给船公司或其订舱代理，或同行进行订舱的订舱模式；