会议组织工作流程概述.doc

会议组织工作流程 1目的 本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）会议组织工作的流程及控制要点，旨在规范会议组织工作，明确会务工作人员的职责，确保会务前期筹划严谨执行过程合理服务体系完善3.1定义 会议：是指一种有组织地商讨和决定某些事项的临时性集体活动。包括会议时间、会议议题、会议主办者、与会人员、会议程序、会议时间、会议地点等要素。 会议组织工作：是指围绕会议所进行的各项组织、管理和服务工作，包括从会议的准备到善后的一系列具体工作。 3.2缩写 无 3.3分类 1）会议根据其规模大小，分为：小型会议和大型会议： a)小型会议：是指参会人员30人以下（包括30人）的会议； b)大型会议：是指参会人员超过30人的会议。 2）会议根据其有无固定召开时间和频率，分为定期会议和不定期会议： a)定期定期举行，不轻易取消或延后会议不定期会议因突发问题急待解决5.1原则 1）充分准备原则。综合办公部门接到通知后，要弄清会议的目的和要求，领会领导或组织者的意图，策划并拟定会议方案，按方案落实责任人，做到任务到人、责任明确，会议设施、用品要配备齐全，并进行使用检查。 2）服务周到原则。会议组织工作应提倡“以人为本”的服务理念，努力提供方便于人、安心于人和为人解忧的各项服务措施，要在日常会务服务工作中不断吸取和推广好的服务经验和做法，探索和研究人性化服务、细致服务的方法和措施，不断提高服务水平。 3）严密组织原则。为保证会议的顺利进行，每一项会议组织程序都要环环相扣。要强调统一指挥，防止多头指挥。综合办公部门要加强检查，及时发现问题，堵塞漏洞。 4）确保安全原则。会议组织人员要严格遵守、贯彻、执行会议有关安全保卫的规章制度和工作规程，防止危害与会人员事故的发生；要确保与会人员的财产安全，提醒与会人员妥善保管好自己的物品；要严格执行食品卫生安全法，防止食物中毒；要事前对参与会议的驾驶人员进行安全教育，明确任务和行车要求，并做好车辆的安全检查。 5）厉行节约原则。会议服务要坚持厉行节约，反对铺张浪费行为，严格按会议标准筹备会议，严禁突破会议预算安排就餐和住宿。 6）保密原则。保密工作贯穿于相关会议的全过程，在会议组织的每个阶段和环节都要注意保守机密。 5.2基本规定 1）会议组织工作由本行综合办公部门归口管理。综合办公部门根据工作安排或领导要求，起草会议通知并发布。会议通知应明确会议时间、地点、中心议题、参会人员、食宿安排、会议代表接送等要点。 2）会议召开前，综合办公部门应提前查看会场，确定是否符合会议要求，确认会议设施是否运行正常。 3）由综合办公部门统一负责提前安排好食宿、报到等事项；对会议重要来宾，应提前安排好接送人员和车辆，做好后勤保障服务。 4）综合办公部门应会同相关部门认真组织会议材料，并将会议资料提前送至各参会领导。会议召开时负责安排会议签到，分发会议材料，并认真做好会议记录。会议记录包括的内容有：会议召开的日期、地点、主持人姓名、出席会议的人员、会议议程、发言要点、每一决议事项的表决方式和结果等。 5）对有决策事项的会议，综合办公部门应负责形成会议纪要。会议纪要主要内容包括：会议名称、时间、地点、主持人、会议议题和讨论情况、会议决定、参加和列席人员、记录人员等。 6）会议纪要应及时送达相关领导和机构，并存档备查。一般情况下，董事会、监事会会议纪要报党委备案；行务会、行长办公会会议纪要报董事会、监事会和党委备案；党委会会议纪要随时备上级党组织检查。 7）综合办公部门负责会议决策事项的督办，并将督办结果及时向相关领导反馈，以利于本行工作更好地开展。 8）本行会议组织工作应同时做到以下几点： a)明确责任，分工协作。会议组织工作繁琐、具体，要求分工明确，落实到人，并根据各自责任，在任务有交叉时搞好协作，注意衔接点的相互配合和补位，绝不能出现推诿、扯皮，更不能出现任务遗漏。 　　统一要求，规范管理。应注意在会标、标志、文件等方面统一要求，规范格式。 　　规范着装，礼貌待人。会务工作人员服饰装束要庄重、整洁、大方，言谈举止要文明、热情、稳重。 　　严肃纪律，文明会风。倡导文明会风，严肃会议纪律，会议期间应关闭手机，领导讲话时禁止离开会场或在会场中走动，会场严禁抽烟，必要时可作为会场纪律在《会议指南》中明确提出。 阶段 环节 风险点 6.1会议组织 环节名称 : 草拟会议通知 适用部门 : 综合办公部门; 适用岗位 : 文秘岗; 职责要求 : 草拟会议通知 操作规范 : 根据工作安排或领导要求，由综合办公部门文秘岗草拟会议通知。会议通知应包括以下主要内容： 1）会议时间、地点、参会人员； 2）中心议题； 3）会议其他要点，包括食宿安排、会议代表接送等。 6.1会议组织 环节名称 : 审核 适用部门 : 综合办公