實踐大學高雄校區文書處理手冊.doc

實踐大學高雄校區文書處理手冊 修正日期:98.09.02 【總 述】 依據行政院九十三年頒布「檔案法」、五月十九日修正公布 公文程式條例第七條「公文書橫式書寫─由左至右」、六月 廿九日完成修正「事務管理─文書之部」暨本校高雄校區適 以組織型態、業務性質與實際需要訂定準據，各處、組、室、 中心、學系、教職員確依標準作業程序辦理。 【專用名詞釋義】 一、公文：凡機關、團體、學校、人民彼此之間往來之公務， 依既定流程所撰擬之文書。 二、文書：即政府機關、學校、民間團體、公司企業及個人之 間事務紀錄。 三、一般公文：為、「呈」、「函」、「公告」、「書函」等之總稱。 四、例行公文：循前例辦理之一般公文。 五、正本：公文內容與受文者直接有關者。 六、副本：係為承辦單位後續執行依據，如續辦、存查等；另 為與業務有關報請上級核備或平行單位參考者，如請核備 、請查照等。 七、三段式：係為「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式簽擬公文。 八、簽呈：為承辦人處理公務時，用書面對權責主管陳述意見 之文件，旨在使主管瞭解案情，並決行依據。 九、文稿：為公文之草案，依業務處理權責及規定程序經主管 審定核判後，發正式公文。 十、先簽後稿：係為對有關政策性、重大興革、人事、經費支 用等案件，須簽請核定後，再據以撰稿發文，惟原簽須裝 訂在下，以利主管查閱。 十一、簽稿併呈：依法辦理或案情簡單，處理情形僅須酌加說 明及限時辦發不及先行請示案件，以簽、稿合併簽請核 判。 十二、以稿代簽：案情簡單，處理例行呈轉公文，以文稿簽請 核判。 十三、創簽、稿：無來文有發文或自擬簽呈之案件。 十四、受文者：公文收、受之單位或個人。 十五、速別：係為「處理速度」而非「傳遞速度」。 十六、文別：係為撰擬簽、稿之區別，如「函」、「呈」、「書函」、 「公告」等。 十七、展期：無法按「限辦日期」辦畢之公文，經權責主管核准後，申請延展辦理時間。 十八、箋函、便箋：以個人或單位名義於洽商（如邀請大陸教授學術交流）或回復公務時使用。 十九、公文稽催：公文已逾限辦日期，由保管組處理稽催，以 利管制查考。 二○、印信：蓋於文件、證書、契約上之「校印」。 二一、章戳：如「職名章」、「條戳」、「中英文簽字章」。 二二、校對章：文件資料修改時用之。 二三、騎縫章：蓋於公文、附件、契約裝訂（黏貼）連頁之間。 二四、公告：業管單位向公眾或特定之對象有所宣布週知時使 用，並分張貼、登報兩種方式；張貼公布欄時，必須蓋用學校印信，於公告右側空白位置蓋印。 二五、一字一碼：一字指「文字」，一碼指「標點、符號」。 二六、函：對同級單位或不相隸屬機關間行文時使用及對民眾 有所通知、答覆時使用。 二七、書函：適用範圍較「函」為廣泛凡案情簡單或為一般聯繫、查詢、文件、書刊等事項均可使用，用印為「條戳」，其性質不如「函」之正式。 二八、報告：通常為所屬人員就個人事務有所呈請時使用（如 調整職務、主動請辭、權益受損、參加國家考試）。 第一章總 則 一、處理公務必須把握時間（機），不可遷延觀望，承辦人 員對所經辦之案件，須主動負責催詢。 二、辦理每一件公文，均應講求效果，不辦不切實際與無必 要之公文。 三、文書處理應力求簡化層次，儘量減少蓋章，其原則如下： （一）除重要公文必須逐級遞呈核判者外，一般文件儘量減少核判層次。 （二）一般文書行政事務，應簡化作業手續，就既有之各項 依據或核准授權辦理，以貫徹「逐級授權，分層負責」 制度。 四、事務二組負責辦理公文處理及檔案管理二大類： （一）公文處理─收文（校部或外部來文）、分文（承辦單 位）、繕打（主管核示後）、校對、用印、發文及郵務 工作。 （二）檔案管理─原簽稿（含附件）歸檔、分類、編案、典 藏、定期清理、登記銷毀。 第二章 公文製作及基本原則： 一、「令」對有隸屬關係之下級行文時使用（校本部）。 二、「呈」對有隸屬或指導關係之上級行文時使用。 三、「函」對同級單位或不相隸屬機關間行文時使用及對民 眾有所通知、答覆時使用。 四、公文製作應符合「簡、淺、明、確」及遵循「一字一碼， 無須空格」之基本原則，並加標點符號，惟各段句號不 得單獨成行。 五、簽呈、文稿作業要求： （一）正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題切忌偏差、主觀。 （二）清晰：文義清楚、肯定。 （三）簡明：用語簡潔，詞句順暢，分段確實，主題明確。（四）迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在 限期內完成。 （五）整潔：簽呈、文稿均應保持整潔，電腦繕打，統一字型體。 （六）一致：撰擬簽稿文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 （七）完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，與相關單位協調聯繫，所提意見或方案，應力求週詳具體，適切可行，並備齊各種必需之文